100% de empresas tienen este problema

Proceso… solo el mero uso de la palabra puede sembrar el miedo y el pánico en el lugar de trabajo. Esta triste realidad existe por una razón y 100% de empresas sufren innecesariamente de un problema de proceso. Sufren en diversos grados, pero no obstante están sufriendo. La buena noticia es que el mal proceso es una de las cosas más fáciles de remediar para los líderes. Simplemente estando dispuesto a detener la locura y recuperar el asilo de los lunáticos (líderes ineptos, gerentes perezosos y consultores felices), se obtienen enormes ganancias en la moral. y la productividad se puede lograr rápidamente.

Con la plétora de información contradictoria escrita sobre el diseño, la implementación y la gestión de procesos, combinada con las pesadillas que todos hemos experimentado como resultado de un mal proceso, muchos ejecutivos temen menos el dolor asociado con un proceso defectuoso de lo que valoran los beneficios creados por un buen proceso. .

No es lo que sabes, sino lo que no sabes sobre el proceso, o quizás lo que has permitido que el proceso represente lo que te ha dejado fatigado y frustrado. Voy a arrastrarme por las ramas y hacer una afirmación audaz: para cuando haya terminado de leer este artículo, encontrará que el tema del proceso ya no crea cantidades incalculables de daño cerebral, sino que ha pasado a ser algo que usted Lo encontraré totalmente estimulante, créame en esto...

Una de las formas en que las empresas exitosas obtienen una ventaja competitiva es creando ventaja del proceso. El problema es que la mayoría de las empresas están enterradas en la desventaja del proceso. Un buen proceso es sofisticado (no complejo), eficiente (simple) y efectivo (utilizable y con valor agregado). Los buenos procesos comerciales funcionan como el sistema nervioso central de su organización y proporcionan un marco para que fluya cada acción, decisión, actividad o innovación. Hay muchos que dirían que el proceso sofoca la creatividad y ralentiza la producción, y aunque estoy de acuerdo, esta afirmación suele ser el caso con mal proceso, nada podría estar más lejos de la verdad en lo que se refiere al buen proceso. Un buen proceso sirve como catalizador para la innovación, que a su vez optimiza y acelera el compromiso, la colaboración, el flujo de trabajo y mejora la productividad general de las iniciativas comerciales.

[Tweet “Los buenos procesos de negocio funcionan como el sistema nervioso central de su organización. Proporcionan un marco desde el cual fluyen todas las acciones, decisiones, actividades o innovaciones.”]

Entonces, aquí es donde entra la diversión y la emoción: quiero que coloque sus procesos comerciales bajo el microscopio utilizando los siguientes 7 puntos como filtros para los procesos que crea, mantiene, refina o descarta para avanzar:

1. La mentalidad correcta: Si sus procesos comerciales se perciben como un conjunto rígido de mandatos y reglas, en lugar de un conjunto de pautas flexibles, tiene problemas. Un buen proceso debe proporcionar un marco fluido para inspirar la creatividad no sofocarlo. El buen proceso fomenta el uso del buen juicio, no debe insinuar que las personas no tienen ningún juicio. Lo crea o no, un buen proceso debería permitir que las personas asuman riesgos, no impedirles que lo hagan. El debate no debería ser de sistemas contra talento, sino de sistemas y talento.
2. La regla 20%: Todavía tengo que encontrar una empresa que no haya podido eliminar 20% de sus procesos comerciales existentes y mejorarla. Tú; sí, usted está permitiendo el gasto de tiempo y recursos valiosos en procesos tontos que no agregan ningún valor en absoluto; deben eliminarse de inmediato. Un mal proceso es indicativo de una mentalidad enfermiza que justifica cualquier cosa existente actualmente como valiosa. La forma más rápida de inyectar un soplo de aire fresco en su negocio es dar permiso a su fuerza laboral para que le diga dónde existe un mal proceso y luego hacer algo al respecto.
3. Cuestiones de diseño: Si bien un buen proceso puede inspirarse en cualquier lugar, debe ser diseñado por las personas más cercanas al trabajo. Los mandatos impuestos desde arriba, aunque a menudo bien intencionados, rara vez son tan efectivos como las iniciativas orgánicas creadas por los miembros del equipo que interactúan con mayor frecuencia con dicho proceso. No caiga en la trampa de permitir que los consultores “instalen” un proceso de “mejores prácticas”. Más bien, permita que su equipo cree una próxima solución de prácticas. Al elegir este último sobre el primero, ahorrará una cantidad considerable de tiempo, dinero y frustración.
4. La simplicidad importa: Si su proceso no es simple, será muy costoso, no muy utilizable y probablemente no sostenible; en pocas palabras, fallará. Ya sea que evalúe nuevos procesos o determine cuáles rediseñar o descartar, haga de la simplicidad una consideración clave. Recuerde esto: la usabilidad impulsa la adopción, y la simplicidad es el principal determinante de la usabilidad.
5. No piense en el producto, piense en el resultado: Sé que esto ofenderá a algunos, pero el proceso es no un nuevo programa o aplicación de software. Si bien los conjuntos de herramientas pueden mejorar el proceso o pueden convertirse en un subproducto del proceso, en sí mismos no constituyen un proceso. No se deje atrapar por la trampa del gasto perpetuo o el desarrollo como solución. Reconozca que si está atrapado en esta trampa, es un síntoma de un mal proceso, no un reflejo de un buen proceso.
6. Sin curitas: El buen proceso no es reaccionario. Una serie de soluciones de goma de mascar y alambre de achique implementadas apresuradamente como una reacción instintiva al problema más reciente no es un buen diseño de proceso. El proceso por defecto nunca proporcionará los beneficios de una buena ingeniería de procesos por diseño. Piense a largo plazo y, si es necesario, conéctese con una solución por etapas, pero tenga un enfoque planificado.
7. Sin panacea: Si bien un buen proceso ayudará a optimizar cualquier negocio, no compensará las deficiencias en otras disciplinas o áreas funcionales. El proceso no es el principal impulsor de los negocios, sino simplemente un sistema de soporte crítico creado para la habilitación, la entrega, la responsabilidad y la medición.

Un buen proceso surge como un subproducto de la claridad del propósito. Es la extensión natural de los valores, Misión vision, estrategia, metas, objetivos y tácticas. De hecho, está trabajando a través de la jerarquía antes mencionada que permite que el proceso sea diseñado por diseño para respaldar iniciativas de misión crítica. El reconocimiento del hecho de que no comienza con el diseño del proceso, sino que el diseño del proceso debe usarse como un marco de refinamiento para permitir una mejor ejecución es fundamental para el desarrollo de un buen proceso. El proceso es la parte de la cadena de valor que mantiene todo unido y aporta una disciplina ordenada, programática pero flexible a su negocio.

Un buen proceso da como resultado que se adopte una infraestructura altamente utilizable en toda la empresa porque es eficaz para el personal y proporciona visibilidad y responsabilidad para la administración, todo lo cual aumenta la certeza de la ejecución. Un buen proceso en todas las áreas de la empresa dará como resultado la eliminación de la redundancia y la ineficiencia, un mejor compromiso y colaboración, una reducción de los tiempos de ciclo, una mejor gestión del conocimiento e inteligencia comercial, una mayor satisfacción del cliente y mayores márgenes.

Le animo a que no permita que la apatía, la experiencia negativa basada en los resultados de un mal proceso o implementaciones defectuosas, o el miedo a lo desconocido le impidan beneficiarse de las numerosas ventajas creadas por buena ingenieria de procesos. También le recomiendo encarecidamente que evalúe todos sus procesos actuales para que pueda descartar o rediseñar (simplificar) los malos procesos y mejorar los buenos, buscando la excelencia en el diseño de procesos. Ahora ponte a trabajar y libera algunas bondades del proceso.