Impulsar la productividad personal

¿Te ha abrumado por completo la velocidad a la que se realizan las transacciones comerciales en el siglo XXI? Ahora que nos acercamos al final del año, ¿ha sido tan productivo como esperaba? ¿Se encuentra coqueteando con el desastre al repasar constantemente los plazos? ¿Están aumentando sus horas de trabajo sin un aumento correspondiente en los ingresos o la satisfacción? ¿Te gustaría tener más tiempo en un día? Impulsar la productividad personal es prácticamente la única manera de que los profesionales cumplan con sus expectativas de ingresos, mantengan la cordura al mantener una vida equilibrada y cumplan con el nivel cada vez mayor de expectativas de los clientes. En la publicación de hoy, proporcionaré algunos consejos sobre cómo administrar su día en lugar de que su día lo controle a usted.

Seamos realistas, la productividad es el estándar por el cual la mayoría de nosotros somos juzgados en el mundo de los negocios. Te guste o no, en la mayoría de los entornos de negocios es probable que tu destino se reduzca a un “Qué has hecho por mí últimamente” tipo de evaluación. Mi pregunta para usted es la siguiente: ¿Es usted tan productivo como cree que es, o incluso tan productivo como solía ser, y sus compañeros de trabajo estarían de acuerdo con su evaluación? En el texto que sigue, compartiré mis pensamientos sobre las cosas que afectan negativamente su capacidad de producción, así como algunos de los elementos clave que pueden aprovechar su capacidad para optimizar la productividad.

Aunque los empresarios y ejecutivos suelen ser personas brillantes, talentosas y motivadas conocidas por ser altamente productivas, los estudios han demostrado que la mayoría de los profesionales, cuando se evalúan objetivamente, se ven a sí mismos como más productivos de lo que realmente son. Esto es cierto incluso con las clásicas personalidades tipo "A" de rendimiento excesivo. Entonces, ¿qué separa lo productivo de lo no productivo? Al trabajar con innumerables ejecutivos y empresarios, mi experiencia ha sido que aquellos profesionales a los que les gusta cubrir mucho terreno y se consideran maestros de la multitarea no son tan productivos como aquellos que tienen la capacidad de concentrarse (consulte la publicación anterior titulada "El poder del enfoque“).

Bien, examinemos un escenario demasiado común: un alto ejecutivo tiene 30 minutos antes del comienzo de una reunión estratégica que él/ella está facilitando, y cuando el ejecutivo comienza a preparar sus pensamientos finales, recibe un correo electrónico del departamento legal. pidiéndoles que revisen la última versión de un contrato importante antes de ir a la reunión. A medida que comienzan a modificar el contrato, el ejecutivo recibe un mensaje instantáneo del director general solicitando su atención inmediata sobre un tema clave. Cuando comienzan a responderle al director ejecutivo, su asistente les informa que un cliente importante está hablando por teléfono y necesita hablar con ellos de inmediato. Cuando el ejecutivo comienza a tomar la llamada telefónica, mira por la ventana solo para ver que se forma una pequeña fila afuera de la puerta de su oficina, y justo en ese momento su teléfono suena con un 911 de su cónyuge...

La parte triste de la ilustración antes mencionada es que para muchos ejecutivos este es un procedimiento operativo estándar. Él presión convertirse en un fenómeno multitarea es, en mi opinión, la raíz de una disminución en la productividad ejecutiva. La multitarea es optar por ocuparse de los asuntos percibidos como "urgentes" en lugar de centrarse en asuntos verdaderamente "importantes". Mi padre me dijo una vez que “los esfuerzos a tiempo parcial producen resultados a tiempo parcial” y he descubierto que, con raras excepciones, su premisa es correcta.

Las llamadas telefónicas entrantes, los correos de voz, los correos electrónicos, los mensajes instantáneos, las reuniones, las interrupciones no programadas, los teléfonos celulares, las interrupciones en las redes sociales y cualquier cantidad de otros elementos que compiten por su atención consumirán su día y lo dejarán preguntándose dónde está el pasó el tiempo La realidad es que más ejecutivos y empresarios se sienten abrumados por la tecnología que los que realmente demuestran una comprensión de cómo aprovechar la tecnología para su beneficio.

La clave para aumentar la productividad se puede encontrar siguiendo los siguientes cuatro pasos:

1. Tener una visión claramente articulada.: Es absolutamente crítico entender para qué estás jugando... Si no tienes una visión bien definida, entonces no entenderás la misión. Si no comprende la misión, no desarrollará una estrategia bien concebida. Sin una estrategia, es poco probable que establezca los objetivos adecuados, y sin objetivos precisos, su ejecución táctica será defectuosa e ineficiente. Es la constante alineación y realineación de sus acciones con su visión lo que le permite enfocar los esfuerzos en función de la priorización correcta. A menudo aconsejo a mis clientes que el primer paso hacia el fracaso es la ambigüedad, mientras que la claridad de visión es el primer paso hacia el éxito.
2. apalancamiento hacia abajo: Si bien puede tener suerte, no puede crear un éxito sostenible sin comprender el principio del "mejor y más alto uso". Sus esfuerzos deben centrarse en aquellas actividades que maximicen el apalancamiento de su tiempo y conjuntos de habilidades que conduzcan al logro de sus objetivos. Cualquier actividad que no cumpla con esa definición debe delegarse a la gerencia, al personal o subcontratarse a contratistas.
3. Enfocar: He escrito antes sobre el poder del enfoque. Ningún otro rasgo individual conduce a una certeza de ejecución como el enfoque. Aquellos de ustedes que me conocen probablemente hayan experimentado personalmente mi estrategia de "control de tripas" que recomiendo encarecidamente a todos mis clientes. Para aquellos de ustedes que no estén familiarizados con este concepto, es uno de mis pilares clave del éxito y es así... Cada hora en punto (sin excepciones) me pregunto: "¿Estoy haciendo lo más productivo posible en este momento relacionado con al logro de mis objetivos?” He sido conocido por terminar reuniones, conversaciones, llamadas telefónicas, etc., en base a la realización de este control visceral. Evita que pierda el foco y me distraiga a menos que escoger para hacerlo En caso de duda ¡ENFOQUE!
4. Ordena tu mundo: En el mundo empresarial actual, es imposible ser productivo sin un proceso de flujo de trabajo bien pensado. Debe salir del modo de reacción donde y cuando sea posible, y concentrarse (otra vez esa palabra) en abordar de manera proactiva el flujo de trabajo. La siguiente lista es una descripción general de alto nivel de un proceso de flujo de trabajo sugerido:

• • Soy un gran creyente en el soporte administrativo de calidad... Si usted es un alto ejecutivo que opera sin administración, o no usa la administración de manera efectiva, se está engañando a sí mismo y a sus partes interesadas. Si no valoras tu tiempo, ¿por qué debería hacerlo alguien más? ¡Apalancamiento hacia abajo!
  • Donde sea posible, luche por un entorno sin papel... El papel es poco más que un desorden ineficiente, costoso y que distrae. Prácticamente todo lo que puede hacer en una copia impresa puede lograrlo digitalmente con mayor velocidad y eficiencia mientras reduce sus costos y disminuye las distracciones. Copiar, pegar, marcar y reenviar es mucho más preferible que imprimir, fotocopiar, resaltar y FedEx...
  • Entender cómo y cuándo usar el derecho comunicación canales No viaje cuando una conferencia web puede lograr los mismos o mejores resultados. No use el teléfono si el correo electrónico es más apropiado, y no use el correo electrónico si la mensajería instantánea es una mejor solución. Prefiero impulsar la comunicación en lugar de responder a ella, y cuando respondo es en base a prioridades y no en base a impulsos. Tiendo a utilizar el correo electrónico como mi primera línea de comunicación utilizando macros y filtros de correo electrónico para reducir la cantidad de correos electrónicos entrantes a un nivel aceptable. Creé una estructura estándar de archivos/carpetas y convenciones de nomenclatura e integré mi correo electrónico con mi calendario y lista de tareas.

En pocas palabras... Si se adhiere a los principios descritos anteriormente, en realidad tendrá tiempo para hacer su trabajo y tener una vida. Con prácticamente nada que perder y mucho que ganar, ¿por qué no intentarlo?