Si alguna vez vio un episodio de “The Office” de NBC, sabe exactamente cómo son las reuniones improductivas. La trágica noticia es que muchas reuniones del mundo real se parecen demasiado a una reunión ficticia de Michael Scott. Las historias de "muerte por reunión" son una parte bien representada del folclore corporativo por una buena razón: no planificadas, innecesarias, sin inspiración o de otra manera. reuniones improductivas son una enorme pérdida de tiempo y recursos. En la publicación de hoy, le proporcionaré 10 pasos para crear reuniones que produzcan resultados reales.
A lo largo de los años, descubrí que se puede saber bastante acerca de una persona por la cantidad de reuniones a las que llama oa las que asiste. Siempre he encontrado la mayoría gente productiva convocan muy pocas reuniones y, asimismo, rara vez asisten a reuniones donde su presencia no es absolutamente necesaria. Ya sea que las reuniones se celebren a nivel de directorio, ejecutivo, gerencia o personal, o si se trata de pequeñas reuniones relacionadas con proyectos o grandes reuniones de toda la empresa, se aplican los mismos principios básicos para que las reuniones sean efectivas.
Al principio de mi carrera, trabajé para una empresa donde al director ejecutivo le encantaba tener reuniones. Se llevaron a cabo reuniones ad-nauseam sobre prácticamente todos los temas bajo el sol. Principalmente celebrábamos reuniones por el bien de las reuniones por una razón: nuestro director ejecutivo era un líder pobre que no podía tomar decisiones. Lamentablemente, estas reuniones rara vez dieron como resultado que se lograra algo. Debido a que las reuniones estaban mal concebidas y mal facilitadas, resultó que la mayoría de las reuniones terminaron siendo sesiones de repetición de los temas que no se resolvieron en reuniones anteriores, un tema con el que la mayoría de ustedes probablemente estén muy familiarizados.
Las reuniones improductivas no solo sirven de poco, sino que desperdician uno de los recursos más preciados que tiene una empresa: el tiempo. Uno de los errores más grandes que puede cometer una organización es sacar a sus mejores talentos de las actividades productivas y secuestrarlos para una sesión de parloteo aturdidor. Las malas reuniones no solo drenan la productividad, sino que también pueden causar un declive en la moral y una falta de confianza en el liderazgo.
Recientemente leí un brillante libro de Kindle titulado: Lea esto antes de nuestra próxima reunión de Al Pittampalli (@Pittampalli en Twitter)- Recomiendo encarecidamente este libro. El libro de Al es una lectura rápida que resuelve absolutamente el problema con la mayoría de las reuniones, que es: "la mayoría de las reuniones retrasan las decisiones en lugar de permitirlas". El siguiente extracto es representativo de lo que encontrará entre las portadas del libro de Al:
P: “¿Qué pasa si termino tomando una decisión con la que no todos están de acuerdo?”
UN: “Las felicitaciones están en orden. Eres un líder.
La simple verdad del asunto es que la mayoría de las reuniones no son productivas: matan la productividad. Si los líderes pasaran más tiempo dirigiendo y menos tiempo presidiendo reuniones inútiles, el mundo sería un lugar mejor. La realidad es que no hay excusa para realizar una reunión improductiva. No asistiré a una reunión a menos que sea un buen uso de mi tiempo. No verá mi cara sonriente en la asistencia a una reunión a menos que sepa por qué se convoca la reunión, quién asistirá, cuáles son los objetivos (preferiblemente entregables) para la reunión y a menos que se haya distribuido una agenda. antes de la reunión, lo que permite una preparación adecuada.
El papel de un líder en una reunión es absolutamente crítico. Una reunión no es una excusa para pontificar desde el púlpito-bravucón, sino para escuchar, extraer información y recopilar inteligencia. El papel de un líder no es tener la razón y tratar de convencer a los asistentes de que deben estar de acuerdo, sino buscar el resultado correcto independientemente de que existan opiniones disidentes. Una vez que todos los asistentes estén alineados en torno al resultado esperado de una reunión, el rol del líder debe pasar rápidamente al modo de observación y facilitación (modo de mediación solo si es necesario). Nuevamente, el juego final es tomar decisiones, que impulsen acciones que estén alineadas con los resultados deseados, simplemente no es tan difícil...
Si bien el libro de Al pide una revolución en las reuniones, la verdad es que las reuniones no van a desaparecer, así que en lugar de pedir el fin de las reuniones, concentrémonos en cómo hacerlas productivas. He dirigido reuniones de acuerdo con un estándar durante varios años basado en 10 reglas simples.
A continuación se muestra un desglose más detallado de las 10 reglas de Myatt para reuniones productivas:
- Cultura: Cree una cultura en la que las reuniones sean la excepción y no la regla. Cuando las reuniones son una ocurrencia rara, se aplicarán las leyes de la escasez, lo que hará que se valoren como una actividad de mayor y mejor uso y no como una molestia. El 80% de reuniones nunca necesita tener lugar, así que invierta su energía en el 20% que sí lo hace. Si el liderazgo no se adhiere a este estándar, será imposible que el resto de la empresa lo haga.
- Objetivo: Algunas reuniones son estratégicas y otras son tácticas: conozca la diferencia y no las confunda. Recuerde, el propósito de una reunión es crear soluciones, no problemas, y aliviar la frustración, no causarla. Esto solo sucede a través de alguna forma de creación de valor, y el valor se crea mediante la acción. Las reuniones no deben celebrarse para reporte cosas, pero a hacer cosas. Discutir un problema solo agrega valor si la discusión lleva a resolver el problema. Esperar una oportunidad no es lo mismo que crear una. Idear no es innovar. La conclusión es que las reuniones que no impulsan la acción son inútiles, sin excepciones. (ver entregables más abajo).
- Planificación: No soy un gran fanático de las reuniones improvisadas (me refiero a estas como "drive-bys"). La creatividad y la innovación son estimuladas por la estructura, no sofocadas por ella. Si vale la pena abordar el tema, vale la pena planificarlo y la preparación lleva tiempo. Una agenda detallada para una reunión debe distribuirse con anticipación a todos los asistentes para que tengan tiempo de prepararse para hacer una contribución valiosa. Por último, todas las reuniones deben tener una hora de inicio y una hora de finalización. No abuse del tiempo de otras personas y espere que lo aprecien.
- Entregables: Si los objetivos de la reunión no están claramente articulados como un conjunto definido de entregables, no vale la pena tener su reunión. El propósito de una reunión es lograr algo, y no se puede lograr algo si ese algo es vago, ambiguo, etéreo o no se ha definido para empezar. Establezca expectativas individuales y colectivas antes de la reunión. Recuerde, la riqueza de las reuniones se puede correlacionar en proporción directa con la cantidad de trabajo realizado antes de la reunión.
- Mentalidad: Las reuniones deben tener un ambiente relajado, no intimidatorio y profesional. Si la franqueza y la confianza no se fomentan dentro de un marco de responsabilidad, ninguna conversación superará la tensión y la animosidad que siempre persisten debajo de la superficie. Una vez más, el propósito de una reunión es ser productivo, lograr algo. Deja la corrección política en la puerta. Las reuniones no son para mimos, y tampoco deben parecerse a un concurso de baile. Las reuniones deben ser desafiantes, dar la bienvenida a las opiniones disidentes y fomentar el discurso sincero. Si las personas saben que son valoradas, respetadas y que no se avergonzarán públicamente, vendrán preparadas para cumplir.
- asistentes: Demasiada gente es igual a un circo y no a una reunión. Aparte de una reunión de accionistas, una fiesta de Navidad, una reunión organizacional (departamental, de división o de toda la empresa) u otros eventos especiales, las reuniones deben limitarse a 10 o menos asistentes. No todos pueden o deben asistir a una reunión, y demasiadas personas reciben invitaciones a reuniones sin otra razón que la de apaciguar sus frágiles egos. No invite a una reunión a personas que no tengan nada para contribuir, y no celebre una reunión a menos que los contribuyentes clave puedan asistir. Si una persona clave no puede asistir a la reunión, reprograme una hora en la que pueda asistir. Si viene a una reunión que no está preparado para hacer una contribución valiosa, ¿por qué viene?
- Liderazgo: Alguien debe estar a cargo de la reunión. Todas las reuniones deben tener un presidente de la reunión que sea responsable de mantener la reunión en punto, a tiempo y lograr los objetivos de la reunión. Las malas reuniones son el resultado de mal liderazgo.
- Enfocar: Los teléfonos deben estar apagados. No se puede lograr nada cuando las personas no prestan atención 100% enfocada al problema en cuestión. Si una reunión es lo suficientemente importante como para asistir, debe exigir toda la atención del participante.
- Localización: No caiga en la trampa de salir del sitio a menos que sea absolutamente necesario. Las reuniones fuera del sitio son costosas no solo en términos de dinero duro gastado en instalaciones, sino también en términos del tiempo de viaje hacia y desde la reunión. Debe tener la disciplina para utilizar sus instalaciones de manera ininterrumpida. Haga saber que las reuniones no deben interrumpirse a menos que sea una emergencia (una “emergencia” debe definirse como urgente e importante).
- Evaluar y evaluar: El presidente de la reunión debe realizar un análisis crítico posterior a la reunión para determinar qué salió bien, qué salió mal, si asistieron las personas adecuadas, si las personas estaban preparadas, si se cumplieron los entregables, etc. La conclusión es que las empresas que tienen grandes Las reuniones tienen excelentes reuniones por una razón... trabajan en ello.
Es su tiempo, y si elige gastarlo en reuniones, asegúrese de hacerlo sabiamente... Comparta sus pensamientos y observaciones en los comentarios a continuación. Puntos de bonificación para aquellos dispuestos a compartir la historia de su "peor encuentro"...
