Stimuler la productivité personnelle

La vitesse à laquelle les affaires sont traitées au 21e siècle vous a-t-elle complètement submergé ? Maintenant que nous approchons de la fin de l'année, avez-vous été aussi productif que vous l'espériez ? Vous arrive-t-il de flirter avec le désastre en vous frottant constamment aux délais ? Vos heures de travail augmentent-elles sans augmentation correspondante de revenu ou de satisfaction ? Souhaitez-vous avoir plus de temps dans une journée ? Augmenter la productivité personnelle est pratiquement le seul moyen pour les professionnels de répondre à leurs attentes en matière de revenus, de garder leur santé mentale en maintenant une vie équilibrée et de répondre au niveau toujours croissant des attentes des clients. Dans l'article d'aujourd'hui, je vais vous donner quelques conseils sur la façon de gérer votre journée au lieu de laisser votre journée vous gérer.

Avouons-le, la productivité est la norme par laquelle la plupart d'entre nous sont jugés dans le monde des affaires. Que cela vous plaise ou non, dans la plupart des environnements professionnels, votre destin se résume probablement à un "Qu'avez-vous fait pour moi dernièrement» type d'évaluation. Ma question est la suivante : êtes-vous aussi productif que vous le pensez, ou même aussi productif qu'avant, et vos collègues seraient-ils d'accord avec votre évaluation ? Dans le texte qui suit, je partagerai mes réflexions sur les éléments qui affectent négativement votre capacité à produire, ainsi que sur certains des éléments clés qui peuvent tirer parti de votre capacité à optimiser la productivité.

Même si les entrepreneurs et les cadres sont généralement des personnes brillantes, talentueuses et motivées connues pour être très productives, des études ont montré que la plupart des professionnels, lorsqu'ils sont évalués objectivement, se considèrent comme étant plus productifs qu'ils ne le sont réellement. Cela est même vrai avec les personnalités classiques de type "A" sur-performantes. Alors, qu'est-ce qui sépare le productif de l'improductif ? En travaillant avec d'innombrables cadres et entrepreneurs, j'ai appris que les professionnels qui aiment couvrir beaucoup de terrain et se considèrent comme des maîtres du multitâche ne sont pas aussi productifs que ceux qui ont la capacité de se concentrer (voir le post précédent intitulé "Le pouvoir de la concentration").

D'accord, examinons un scénario trop courant : un cadre supérieur dispose de 30 minutes avant le début d'une réunion stratégique qu'il anime et, au moment où le cadre commence à préparer ses dernières réflexions, il reçoit un e-mail du service juridique leur demandant d'examiner la dernière version d'un contrat important avant d'aller à la réunion. Alors qu'ils commencent à relire le contrat, l'exécutif reçoit un message instantané du PDG demandant leur attention immédiate sur un problème clé. Alors qu'ils commencent à répondre au PDG, leur assistant les informe qu'un client important est au téléphone et doit lui parler immédiatement. Alors que le cadre commence à prendre l'appel téléphonique, ils regardent par la fenêtre pour voir une petite ligne se former devant la porte de leur bureau, et juste à ce moment-là, leur téléphone sonne avec un 911 de leur conjoint…

La partie triste de l'illustration susmentionnée est que pour de nombreux cadres, il s'agit d'une procédure opérationnelle standard. La pression devenir un phénomène multi-tâches est selon moi à l'origine d'une baisse de la productivité des cadres. Le multitâche consiste à choisir de traiter des questions perçues comme « urgentes » plutôt que de se concentrer sur des questions vraiment « importantes ». Mon père m'a dit un jour que "les efforts à temps partiel donnent des résultats à temps partiel" et j'ai trouvé qu'à de rares exceptions près, sa prémisse est correcte.

Les appels téléphoniques entrants, les messages vocaux, les e-mails, les messages instantanés, les réunions, les passages au volant (interruptions imprévues), les téléphones portables, les interruptions des réseaux sociaux et un certain nombre d'autres éléments qui se disputent votre attention occuperont votre journée, vous laissant vous demander où le temps a passé. La réalité est que plus de cadres et d'entrepreneurs sont submergés par la technologie qu'ils ne démontrent réellement une compréhension de la façon d'exploiter la technologie à leur avantage.

La clé pour augmenter la productivité peut être trouvée en suivant les quatre étapes suivantes :

1. Avoir une vision clairement articulée: Il est absolument essentiel de comprendre pourquoi vous jouez… Si vous n'avez pas une vision bien définie, alors vous ne comprendrez pas la mission. Si vous ne comprenez pas la mission, vous ne développerez pas une stratégie bien conçue. Sans stratégie, il est peu probable que vous fixiez les objectifs appropriés, et sans objectifs précis, votre exécution tactique sera imparfaite et inefficace. C'est l'alignement et le réalignement constants de vos actions sur votre vision qui vous permettent de concentrer vos efforts en fonction de la bonne hiérarchisation. Je conseille souvent aux clients que la première étape vers l'échec est l'ambiguïté, tandis que la clarté de la vision est la première étape vers le succès.
2. Effet de levier vers le bas: Bien que vous puissiez avoir de la chance, vous ne pouvez pas créer un succès durable sans comprendre le principe de "l'utilisation la plus élevée et la meilleure". Vos efforts doivent être concentrés sur les activités qui maximisent l'utilisation de votre temps et de vos compétences pour atteindre vos objectifs. Toutes les activités qui ne répondent pas à cette définition doivent être déléguées à la direction, au personnel ou sous-traitées à des sous-traitants.
3. Se concentrer: J'ai déjà écrit sur le pouvoir de concentration. Aucun autre trait ne conduit à une certitude d'exécution comme la concentration. Ceux d'entre vous qui me connaissent ont probablement expérimenté personnellement ma stratégie de « vérification des tripes » que je recommande vivement à tous mes clients. Pour ceux d'entre vous qui ne connaissent pas ce concept, c'est l'un des principaux piliers de ma réussite et ça se passe comme ça… Chaque heure à l'heure (sans exception), je me demande "Est-ce que je fais la chose la plus productive possible à ce stade concernant à l'atteinte de mes objectifs? Je suis connu pour mettre fin à des réunions, des conversations, des appels téléphoniques, etc. sur la base de cette vérification intestinale. Cela m'empêche de perdre ma concentration et d'être distrait à moins que je choisir faire cela. En cas de doute FOCUS!
4. Commandez votre monde: Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, il est impossible d'être productif sans un processus de workflow bien pensé. Vous devez vous sortir du mode de réaction partout et chaque fois que possible, et vous concentrer (il y a encore ce mot) sur le traitement proactif du flux de travail. La liste suivante est une vue d'ensemble de haut niveau d'un processus de workflow suggéré :

• • Je suis un fervent partisan d'un support administratif de qualité… Si vous êtes un cadre supérieur opérant sans administrateur, ou n'utilisant pas efficacement l'administrateur, vous vous trompez vous-même et vos parties prenantes. Si vous ne valorisez pas votre temps, pourquoi quelqu'un d'autre devrait-il le faire ? Tirez parti vers le bas !
  • Dans la mesure du possible, s'efforcer de créer un environnement sans papier… Le papier n'est guère plus qu'un encombrement inefficace, coûteux et gênant. Pratiquement tout ce que vous pouvez faire sur papier peut être réalisé numériquement avec plus de rapidité et d'efficacité tout en réduisant vos coûts et les distractions. Copier, coller, annoter et transmettre est bien plus préférable que l'impression, la photocopie, la surbrillance et FedEx…
  • Comprendre comment et quand utiliser le droit la communication canaux. Ne voyagez pas lorsqu'une conférence Web peut accomplir des résultats identiques ou meilleurs. N'utilisez pas le téléphone si le courrier électronique est plus approprié, et n'utilisez pas le courrier électronique si la messagerie instantanée est une meilleure solution. Je préfère conduire la communication plutôt que d'y répondre, et quand je réponds, c'est basé sur des priorités et non sur des impulsions. J'ai tendance à utiliser le courrier électronique comme première ligne de communication en utilisant des macros et un filtrage des courriers électroniques pour réduire le nombre de courriers électroniques entrants à un niveau acceptable. J'ai créé une structure standard de fichiers/dossiers et des conventions de dénomination et j'ai intégré mon courrier électronique à mon calendrier et à ma liste de tâches.

En bout de ligne… Si vous adhérez aux principes décrits ci-dessus, vous aurez réellement le temps de faire votre travail et d'avoir une vie. Avec pratiquement rien à perdre et tout à gagner, pourquoi ne pas essayer ?