Si vous avez déjà regardé un épisode de "The Office" de NBC, vous savez exactement à quoi ressemblent les réunions improductives. La nouvelle tragique est que de nombreuses réunions dans le monde réel ressemblent trop à une réunion fictive de Michael Scott. Les histoires de «mort par réunion» sont bien représentées dans le folklore d'entreprise pour une bonne raison - imprévues, inutiles, sans inspiration ou autres réunions improductives sont une perte colossale de temps et de ressources. Dans le post d'aujourd'hui, je vais vous fournir 10 étapes pour créer des réunions qui produisent de vrais résultats.
Au fil des ans, j'ai découvert que vous pouvez en dire beaucoup sur une personne en fonction du nombre de réunions qu'elle convoque ou auxquelles elle assiste. J'ai toujours trouvé le plus les gens productifs convoquent très peu de réunions, et de même, ils assistent rarement à des réunions où leur présence n'est pas absolument nécessaire. Que les réunions aient lieu au niveau du conseil d'administration, de la direction, de la direction ou du personnel, ou qu'il s'agisse de petites réunions liées à un projet ou de grandes réunions à l'échelle de l'entreprise, les mêmes principes de base s'appliquent pour rendre les réunions efficaces.
Au début de ma carrière, j'ai travaillé pour une entreprise où le PDG aimait avoir des réunions. Des réunions ont eu lieu ad-nauseam sur pratiquement tous les sujets sous le soleil. La plupart du temps, nous tenions des réunions pour le plaisir des réunions pour une raison : notre PDG était un piètre leader qui ne pouvait pas prendre de décisions. Malheureusement, ces réunions ont rarement abouti à quoi que ce soit. Parce que les réunions étaient mal conçues et mal animées, il s'est avéré que la plupart des réunions ont fini par être des sessions de ressassement pour les sujets non résolus lors des réunions précédentes - un thème que la plupart d'entre vous ne connaissent probablement que trop bien.
Non seulement les réunions improductives ne servent à rien, mais elles gaspillent l'une des ressources les plus précieuses dont dispose une entreprise… le temps. L'une des plus grandes erreurs qu'une organisation puisse commettre est de retirer ses meilleurs talents des activités productives et de les séquestrer pour une séance de bavardage abrutissante. Les mauvaises réunions ne sont pas seulement une perte de productivité, elles peuvent également entraîner une baisse du moral et un manque de confiance dans le leadership.
J'ai récemment lu un brillant livre Kindle intitulé : Lisez ceci avant notre prochaine réunion par Al Pittampalli (@Pittampalli sur Twitter) - Je recommande fortement ce livre. Le livre d'Al est une lecture rapide qui résout absolument le problème de la plupart des réunions, à savoir : "la plupart des réunions retardent les décisions plutôt que de les activer". L'extrait suivant est représentatif de ce que vous trouverez entre les couvertures du livre d'Al :
Q : "Et si je finis par prendre une décision avec laquelle tout le monde n'est pas d'accord ?"
UN: "Les félicitations sont de rigueur. Vous êtes un leader.
La simple vérité est que la plupart des réunions ne sont pas productives - elles tuent la productivité. Si les dirigeants passaient plus de temps à diriger et moins de temps à présider des réunions inutiles, le monde serait meilleur. La réalité est qu'il n'y a aucune excuse pour tenir une réunion non productive. Je n'assisterai à une réunion que si c'est une bonne utilisation de mon temps. Vous ne verrez pas mon visage souriant assister à une réunion à moins que je ne sache pourquoi la réunion est convoquée, qui sera présent, quels sont les objectifs (de préférence des livrables concrets) pour la réunion et à moins qu'un ordre du jour n'ait été distribué avant la réunion permettant une bonne préparation.
Le rôle d'un leader dans une réunion est absolument essentiel. Une réunion n'est pas une excuse pour pontifier depuis la chaire des tyrans, mais pour écouter, extraire des informations et recueillir des renseignements. Le rôle d'un leader n'est pas d'avoir raison et d'essayer de convaincre les participants qu'ils devraient être d'accord, mais de rechercher le bon résultat, qu'il existe ou non des opinions dissidentes. Une fois que toutes les personnes présentes sont alignées sur le résultat attendu d'une réunion, le rôle du leader doit rapidement passer en mode d'observation et de facilitation (mode de médiation uniquement si nécessaire). Encore une fois, le jeu final consiste à prendre des décisions, qui conduisent à des actions alignées sur les résultats souhaités - ce n'est tout simplement pas si difficile…
Alors que le livre d'Al appelle à une révolution des réunions, la vérité est que les réunions ne vont pas disparaître, alors plutôt que d'appeler à la fin des réunions, concentrons-nous sur la façon de les rendre productives. Depuis plusieurs années, j'anime des réunions selon un standard basé sur 10 règles simples.
Voici une ventilation plus détaillée des 10 règles de Myatt pour des réunions productives :
- Culture: Créer une culture où les réunions sont l'exception et non la règle. Lorsque les réunions sont rares, les lois de la rareté s'appliqueront, les valorisant comme une activité d'utilisation optimale et non comme une nuisance. 80% de réunions n'ont jamais besoin d'avoir lieu, alors investissez votre énergie dans les 20% qui le font. Si la direction n'adhère pas à cette norme, il sera impossible pour le reste de l'entreprise de le faire.
- Objectif: Certaines réunions sont stratégiques et d'autres tactiques – faites la différence et ne confondez pas les deux. N'oubliez pas que le but d'une réunion est de créer des solutions - pas des problèmes, et d'atténuer la frustration - pas de la causer. Cela ne se produit que par une certaine forme de création de valeur, et la valeur est créée par l'action. Les réunions ne doivent pas avoir lieu pour rapport choses, mais pour fais des choses. Discuter d'un problème n'ajoute de la valeur que si la discussion mène à la résolution du problème. Espérer une opportunité n'est pas la même chose que d'en créer une. Idéer n'est pas innover. En fin de compte, les réunions qui ne conduisent pas à l'action sont inutiles - sans exception. (voir livrables ci-dessous).
- Planification: Je ne suis pas un grand fan des réunions impromptues (j'appelle celles-ci des « drive-bys »). La créativité et l'innovation sont stimulées par la structure et non étouffées par elle. Si le sujet vaut la peine d'être abordé, il vaut la peine d'être planifié et la préparation prend du temps. Un ordre du jour détaillé pour une réunion doit être distribué à l'avance à tous les participants afin qu'ils aient le temps de se préparer à apporter une contribution précieuse. Enfin, toutes les réunions doivent avoir une heure de début et une heure de fin. N'abusez pas du temps des autres et attendez-vous à ce qu'ils vous apprécient pour cela.
- Livrables: Si les objectifs de la réunion ne sont pas clairement articulés en un ensemble défini de livrables, votre réunion ne vaut pas la peine d'avoir lieu. Le but d'une réunion est d'accomplir quelque chose, et vous ne pouvez pas accomplir quelque chose si ce quelque chose est vague, ambigu, éthéré ou n'a pas été défini au départ. Définissez les attentes individuelles et collectives avant la réunion. N'oubliez pas que la richesse des réunions peut être corrélée en proportion directe avec la quantité de travail effectué avant la réunion.
- État d'esprit: Les réunions doivent avoir une atmosphère détendue, non intimidante et professionnelle. Si la franchise et la confiance ne sont pas encouragées dans un cadre de responsabilité, aucune conversation ne surmontera la tension et l'animosité qui persistent toujours juste sous la surface. Encore une fois, le but d'une réunion est d'être productif - d'accomplir réellement quelque chose. Laissez le politiquement correct à la porte. Les réunions ne sont pas pour choyer, et elles ne doivent pas non plus ressembler à un concours de danse. Les réunions doivent être stimulantes, accueillir les opinions dissidentes et encourager un discours franc. Si les gens savent qu'ils sont valorisés, respectés et qu'ils ne seront pas embarrassés publiquement, ils viendront prêts à livrer.
- Participants: Trop de monde équivaut à un cirque et non à une rencontre. À l'exception d'une assemblée d'actionnaires, d'une fête de Noël, d'une réunion organisationnelle (département, division ou entreprise) ou d'autres événements spéciaux, les réunions doivent être limitées à 10 participants ou moins. Tout le monde ne peut pas ou ne doit pas assister à une réunion, et beaucoup trop de personnes reçoivent des invitations à des réunions uniquement pour apaiser leur ego fragile. N'invitez pas à une réunion des personnes qui n'ont rien à apporter et ne tenez pas de réunion à moins que les principaux contributeurs puissent être présents. Si une personne clé n'est pas en mesure d'assister à la réunion, reprogrammez-la à un moment où elle pourra être présente. Si vous venez à une réunion sans être prêt à apporter une contribution précieuse, pourquoi venez-vous ?
- Leadership: Quelqu'un doit être en charge de la réunion. Toutes les réunions doivent avoir un président de réunion qui est chargé de maintenir la réunion sur le point, dans les délais et d'atteindre les objectifs de la réunion. Les mauvaises réunions sont le résultat de mauvaise direction.
- Se concentrer: Les téléphones doivent être éteints. Rien ne peut être accompli lorsque les gens n'accordent pas une attention particulière à 100% au problème en question. Si une réunion est suffisamment importante pour y assister, elle doit exiger toute l'attention du participant.
- Emplacement: Ne tombez pas dans le piège d'aller hors site à moins que cela ne soit absolument nécessaire. Les réunions hors site sont coûteuses non seulement en termes d'argent dépensé pour les installations, mais également en termes de temps de trajet aller-retour à la réunion. Vous devez avoir la discipline nécessaire pour utiliser vos installations de manière ininterrompue. Faites savoir que les réunions ne doivent pas être interrompues à moins qu'il ne s'agisse d'une urgence (une « urgence » doit être définie comme étant à la fois urgente et importante).
- Évaluer et évaluer: Le président de la réunion doit effectuer une analyse critique après la réunion pour déterminer ce qui s'est bien passé, ce qui s'est mal passé, les bonnes personnes étaient présentes, les personnes étaient-elles préparées, les livrables ont-ils été atteints, etc. les réunions ont de bonnes réunions pour une raison… elles y travaillent.
C'est votre temps, et si vous choisissez de le passer dans des réunions, assurez-vous de le dépenser judicieusement….Veuillez partager vos réflexions et observations dans les commentaires ci-dessous. Des points bonus pour ceux qui souhaitent partager leur histoire de « pire réunion de tous les temps »…
