5 stappen naar betere communicatie

Hoewel het leuk zou zijn om de redenaarsvaardigheid van Winston Churchill te hebben of om te kunnen schrijven als TS Eliot, hoef je geen gepolijste spreker in het openbaar of een productief schrijver te zijn om een effectieve communicator te zijn. Het kan jaren van training vergen om de kunst van het samenweven van grote woordbeelden in geschreven of mondelinge vorm onder de knie te krijgen. Hoewel ik al mijn cliënten (ongeacht hun positie of status) voorstel om voortdurend hun schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden te verbeteren, zal dit artikel zich concentreren op vijf uitvoerbare stappen die onmiddellijk door senior executives kunnen worden geïmplementeerd om een vrijwel onmiddellijke verbetering van hun vaardigheden te bereiken. communicatieproductiviteit.

Er is veel geschreven over de kunst en wetenschap van externe communicatie, maar het belang van interne communicatie wordt vaak over het hoofd gezien. Er wordt gewoon aangenomen dat leidinggevenden goed communiceren met het management, het management goed communiceert met het personeel en dat collega's goed met elkaar communiceren. Elk bedrijf is slechts zo effectief als zijn vermogen om uit te blinken in het beheer van zijn interne bedrijfscommunicatie.

Ik geloof dat meer dan 80 procent van alle problemen in het bedrijfsleven kunnen worden vermeden met uitstekende communicatie. Effectieve communicatie is motiverend, verenigend, efficiënt en absoluut essentieel voor productiviteit en zakelijk succes. Uitstekende communicatoren zijn besmettelijk. Hun vermogen om beïnvloeden, motiveren en het katalyseren van verandering is een bekend feit. Kijk eens naar een toonaangevend bedrijf en je zult merken dat de nadruk wordt gelegd op effectieve communicatie, van de C-suite tot aan de receptioniste.

Als senior executive is het belangrijk om het goede voorbeeld te geven. Leiders moeten goede communicatoren zijn. Als uw leidinggevende leiderschap duidelijke, open en eerlijke communicatie bevordert, zal de rest van de organisatie dit voorbeeld volgen. Begin met het opnemen van de volgende vijf items in uw communicatiearsenaal:

1. Loop over de vloer: In elke senior leiderschapspositie die ik heb bekleed, heb ik er een punt van gemaakt dat ik, als ik niet reis, mijn kantoor verlaat en elke dag door het gebouw toer. Ik maak er een punt van om te stoppen en met zoveel mogelijk mensen te praten, ook al is het gesprek maar kort. Te veel leidinggevenden verstoppen zich in het hoekkantoor, tot hun eigen nadeel. Door over de vloer te lopen, krijgt u perspectief en inzicht in wat er werkelijk in de loopgraven gebeurt, waardoor u een gevoel voor het bedrijf krijgt dat u nooit zou krijgen als u alleen maar een managementrapport zou lezen.

2. Ga het conflict frontaal aan: Steek nooit je kop in het zand. Problemen lossen zichzelf niet op en zullen alleen maar erger worden als er geen aandacht aan wordt besteed. Conflicten zijn een realiteit in het bedrijfsleven en daarom ook Conflictoplossing is een vaardigheid set die tot in de perfectie moet worden verfijnd. Ik heb er altijd beleid van gemaakt om op een agressieve manier conflicten op te zoeken en deze op mijn voorwaarden aan te pakken voordat ik door conflicten wordt getroffen en de voorwaarden mij worden opgelegd.

3. Gebruik technologie: Er is maar een beperkte tijd per dag en hoewel technologie zeker geen vervanging is voor directe persoonlijke communicatie, kan het op de juiste manier uw inspanningen vergroten en uw invloed vergroten. Als u uw bedrijfsintranet, instant messaging, e-mail, mobiele communicatie, nieuwsbrieven, webinars, telefonische vergaderingen, enz. niet effectief gebruikt, komt u niet eens in de buurt van communiceren op een optimaal niveau.

4. Maximaliseer vergaderingen: Hoewel ik vergaderingen vaak een noodzakelijk kwaad noem, kun je er zeker van zijn dat ik, als mijn aanwezigheid vereist is, de tijd die ik aan genoemde vergaderingen besteed, zal maximaliseren. Houd geen vergaderingen alleen maar om het vergaderen en beleg geen vergadering zonder een doel dat resulteert in bruikbare zaken. Alle vergaderingen moeten volgens een agenda worden beheerd en op tijd beginnen en eindigen. Als uw medewerkers weten dat vergaderingen productief zijn, zullen ze bereid zijn om waarde toe te voegen en dingen voor elkaar te krijgen, in plaats van het kwalijk te nemen dat hen weer een keer een slechte tijd wordt opgelegd.

5. Haal het meeste uit lunches: Hoewel ik normaal gesproken het liefst doorwerk tijdens de lunch, heb ik er altijd een punt van gemaakt om een medewerker één keer per week mee te nemen naar de lunch. Val niet in de lunchgroep van het regelmatig houden van informele 'executive-lunches' met dezelfde groep. De lunchgroepmentaliteit is zelden productief en kan zelfs zeer niet-productief worden. Net zoals ‘walking the floor’ is de werknemerslunch een goede kans om relaties op te bouwen, informatie te verzamelen, mentor te zijn, te coachen en gedrag te beïnvloeden.

Er zijn maar weinig gebieden van persoonlijke ontwikkeling die het rendement op uw investering zullen opleveren dat het verbeteren van uw communicatieve vaardigheden zal opleveren. Werk onvermoeibaar aan het verbeteren van zowel uw persoonlijke communicatievermogen als de kwaliteit en consistentie van uw interne bedrijfscommunicatie en zie hoe de waarde van zowel uw persoonlijke aandelen als die van uw bedrijf omhoog schiet.