Het stimuleren van persoonlijke productiviteit

Heeft de snelheid waarmee zaken worden gedaan in de 21e eeuw u volledig overweldigd? Nu we het einde van het jaar naderen, ben je zo productief geweest als je had gehoopt? Merk je dat je met een ramp flirt door voortdurend tegen deadlines aan te lopen? Neemt uw werktijd toe zonder dat dit gepaard gaat met een stijging van uw inkomen of tevredenheid? Zou je willen dat je meer tijd op een dag had? Het stimuleren van de persoonlijke productiviteit is vrijwel de enige manier voor professionals om aan hun winstverwachtingen te voldoen, gezond te blijven door een evenwichtig leven te leiden en aan de steeds hogere verwachtingen van klanten te voldoen. In de post van vandaag geef ik enkele tips voor hoe je je dag kunt beheren in plaats van dat je dag jou bepaalt.

Laten we eerlijk zijn: productiviteit is de maatstaf waarnaar de meesten van ons in de zakenwereld worden beoordeeld. Of je het nu leuk vindt of niet, in de meeste zakelijke omgevingen zal je lot waarschijnlijk neerkomen op een “wat heb je de laatste tijd voor mij gedaansoort evaluatie. Mijn vraag aan u is deze: bent u zo productief als u denkt dat u bent, of zelfs zo productief als vroeger, en zouden uw collega's het eens zijn met uw beoordeling? In de tekst die volgt, deel ik mijn gedachten over de dingen die een negatief effect hebben op uw vermogen om te produceren, evenals enkele van de belangrijkste zaken die uw vermogen om de productiviteit te optimaliseren kunnen vergroten.

Ook al zijn ondernemers en leidinggevenden doorgaans slimme, getalenteerde en gemotiveerde mensen die bekend staan als zeer productief, toch hebben onderzoeken aangetoond dat de meeste professionals, wanneer ze objectief worden beoordeeld, zichzelf productiever vinden dan ze in werkelijkheid zijn. Dit geldt zelfs voor de klassieke, overpresterende type ‘A’-persoonlijkheden. Wat scheidt het productieve van het niet-productieve? Bij het werken met talloze leidinggevenden en ondernemers is het mijn ervaring dat professionals die graag veel terrein bestrijken en zichzelf als meesters in multitasking beschouwen, lang niet zo productief zijn als degenen die zich kunnen concentreren (zie het vorige bericht getiteld “De kracht van focus“).

Oké, laten we een maar al te vaak voorkomend scenario onderzoeken: een senior executive heeft 30 minuten voor aanvang van een strategievergadering die hij/zij faciliteert, en terwijl de executive zijn/haar laatste gedachten begint voor te bereiden, ontvangt hij een e-mail van de juridische afdeling. hen te vragen de nieuwste versie van een belangrijk contract door te nemen voordat ze naar de vergadering gaan. Terwijl ze het contract beginnen te herzien, ontvangt de leidinggevende een IM van de CEO waarin om hun onmiddellijke aandacht wordt gevraagd voor een belangrijk onderwerp. Terwijl ze beginnen te reageren op de CEO, laat hun assistent hen weten dat er een belangrijke klant aan de telefoon is en onmiddellijk met hen moet spreken. Terwijl de directeur het telefoontje begint aan te nemen, kijken ze uit het raam en zien een kleine rij buiten de deur van hun kantoor, en net op dat moment gaat hun telefoon af met een alarmnummer van hun echtgenoot...

Het trieste van het bovengenoemde voorbeeld is dat dit voor veel leidinggevenden de standaardprocedure is. De druk Het worden van een multi-tasking fenomeen ligt naar mijn mening aan de basis van een daling van de productiviteit van managers. Multi-tasken is ervoor kiezen om zich bezig te houden met waargenomen ‘dringende’ zaken in plaats van zich te concentreren op echt ‘belangrijke’ zaken. Mijn vader vertelde me ooit dat ‘deeltijdinspanningen deeltijdresultaten opleveren’ en ik heb ontdekt dat zijn uitgangspunt, op enkele uitzonderingen na, juist is.

Inkomende telefoongesprekken, voicemails, e-mails, expresberichten, vergaderingen, drive-bys (ongeplande onderbrekingen), mobiele telefoons, onderbrekingen op sociale media en allerlei andere zaken die om uw aandacht strijden, zullen uw dag in beslag nemen, waardoor u zich afvraagt waar de de tijd ging. De realiteit is dat meer leidinggevenden en ondernemers overweldigd worden door technologie dan dat ze daadwerkelijk inzicht tonen in hoe ze technologie in hun voordeel kunnen inzetten.

De sleutel tot het verhogen van de productiviteit kan worden gevonden door de volgende vier stappen te nemen:

1. Zorg voor een duidelijk geformuleerde visie: Het is absoluut cruciaal om te begrijpen waarvoor je speelt. Als je geen goed gedefinieerde visie hebt, zul je de missie niet begrijpen. Als je de missie niet begrijpt, ontwikkel je geen goed doordachte strategie. Zonder strategie is het onwaarschijnlijk dat u de juiste doelen stelt, en zonder nauwkeurige doelen zal uw tactische uitvoering gebrekkig en inefficiënt zijn. Het is de voortdurende afstemming en herschikking van uw acties op uw visie die u in staat stelt uw inspanningen te concentreren op basis van de juiste prioriteiten. Ik adviseer cliënten vaak dat de eerste stap naar falen dubbelzinnigheid is, terwijl een heldere visie de eerste stap naar succes is.
2. Maak gebruik van omlaag: Hoewel je geluk kunt hebben, kun je geen duurzaam succes creëren zonder het principe van ‘hoogste en beste gebruik’ te begrijpen. Uw inspanningen moeten gericht zijn op die activiteiten die de benutting van uw tijd en vaardigheden maximaliseren, wat leidt tot het bereiken van uw doelen. Alle activiteiten die niet aan deze definitie voldoen, moeten worden gedelegeerd aan het management, het personeel of worden uitbesteed aan aannemers.
3. Focus: Ik heb eerder geschreven over de kracht van focus. Geen enkel ander kenmerk leidt zo tot een zekerheid van uitvoering als focus. Degenen onder jullie die mij kennen, hebben waarschijnlijk persoonlijk mijn ‘gut-check’-strategie ervaren, die ik ten zeerste aan al mijn klanten aanbeveel. Voor degenen onder jullie die dit concept niet kennen, het is een van mijn belangrijkste succespijlers en het gaat als volgt…Elk uur op het hele uur (geen uitzonderingen) vraag ik mezelf af: “Doe ik op dit moment het meest productieve wat mogelijk is met betrekking tot aan het bereiken van mijn doelstellingen?” Het is bekend dat ik vergaderingen, gesprekken, telefoontjes enz. beëindig op basis van deze darmcontrole. Het zorgt ervoor dat ik mijn focus niet verlies en afgeleid word, tenzij ik kiezen om dat te doen. Bij twijfel FOCUS!
4. Bestel jouw wereld: In de hedendaagse zakenwereld is het onmogelijk om productief te zijn zonder een goed doordacht workflowproces. Je moet jezelf waar en wanneer mogelijk uit de reactiemodus halen en je concentreren (daar heb je dat woord weer) op het proactief aanpakken van de workflow. De volgende lijst is een overzicht op hoog niveau van een voorgesteld workflowproces:

• • Ik ben een groot voorstander van kwalitatieve administratieve ondersteuning… Als je een senior executive bent die zonder administratie opereert, of de administratie niet effectief gebruikt, bedrieg je jezelf en je stakeholders. Als jij je tijd niet op prijs stelt, waarom zou iemand anders dat dan wel doen? Maak gebruik van omlaag!
  • Streef waar mogelijk naar een papierloze omgeving…Papier is weinig meer dan inefficiënt, kostbaar en rommel die afleidt. Vrijwel alles wat u op papier kunt doen, kunt u digitaal met grotere snelheid en efficiëntie uitvoeren, terwijl u uw kosten verlaagt en afleidingen vermindert. Kopiëren, plakken, rode lijnen en doorsturen heeft veel meer de voorkeur dan afdrukken, fotokopiëren, markeren en FedEx...
  • Begrijp hoe en wanneer u het recht moet gebruiken communicatie kanalen. Ga niet op reis als een webconferentie dezelfde of betere resultaten kan opleveren. Gebruik de telefoon niet als e-mail geschikter is, en gebruik geen e-mail als IM een betere oplossing is. Ik geef er de voorkeur aan om de communicatie te stimuleren in plaats van erop te reageren, en als ik reageer, is dat gebaseerd op prioriteiten en niet op impulsen. Ik gebruik meestal e-mail als mijn eerste communicatielijn, waarbij ik macro's en e-mailfilters gebruik om het aantal inkomende e-mails tot een acceptabel niveau terug te brengen. Ik heb een standaard bestands-/mapstructuur en naamgevingsconventies gemaakt en mijn e-mail geïntegreerd met mijn agenda en takenlijst.

Kortom…Als u zich aan de hierboven beschreven principes houdt, heeft u daadwerkelijk tijd om uw werk gedaan te krijgen en een leven te leiden. Met vrijwel niets te verliezen en alles te winnen, waarom zou u het niet eens proberen?