Als je ooit een aflevering van NBC's 'The Office' hebt gezien, weet je precies hoe onproductieve vergaderingen eruit zien. Het tragische nieuws is dat veel ontmoetingen in de echte wereld te veel lijken op een fictieve bijeenkomst van Michael Scott. Verhalen over ‘dood door ontmoeting’ zijn niet voor niets een goed vertegenwoordigd onderdeel van de bedrijfsfolklore – ongepland, onnodig, ongeïnspireerd of anderszins onproductieve vergaderingen zijn een enorme verspilling van tijd en middelen. In de post van vandaag geef ik je 10 stappen om vergaderingen te creëren die echte resultaten opleveren.
Door de jaren heen heb ik ontdekt dat je heel wat over iemand kunt vertellen aan de hand van het aantal vergaderingen dat hij of zij bijwoont. Ik heb consequent het meeste gevonden productieve mensen Ze beleggen maar heel weinig vergaderingen, en ook wonen ze zelden vergaderingen bij waar hun aanwezigheid niet absoluut noodzakelijk is. Of de vergaderingen nu worden gehouden op bestuurs-, directie-, management- of personeelsniveau, of het nu gaat om kleine projectgerelateerde vergaderingen of grote bedrijfsbrede vergaderingen, dezelfde basisprincipes zijn van toepassing om vergaderingen effectief te maken.
In het begin van mijn carrière werkte ik voor een bedrijf waar de CEO graag vergaderde. Over vrijwel elk onderwerp onder de zon werden tot vervelens toe bijeenkomsten gehouden. Meestal hielden we vergaderingen omwille van de vergaderingen, en wel om één reden: onze CEO was een slechte leider die geen beslissingen kon nemen. Helaas hebben deze bijeenkomsten zelden tot iets geleid. Omdat de bijeenkomsten slecht waren bedacht en slecht gefaciliteerd, bleek dat de meeste bijeenkomsten slechts herhalingssessies waren voor de onderwerpen die niet in eerdere bijeenkomsten waren opgelost – een thema waar de meesten van jullie waarschijnlijk maar al te bekend mee zijn.
Onproductieve vergaderingen dienen niet alleen weinig nut, maar verspillen ook een van de kostbaarste hulpbronnen waarover een bedrijf beschikt: tijd. Een van de grootste fouten die een organisatie kan maken, is haar toptalenten weghalen van productieve activiteiten en ze opsluiten voor een geestdodende babbelsessie. Slechte vergaderingen leiden niet alleen tot een afname van de productiviteit, maar kunnen ook leiden tot een daling van het moreel en een gebrek aan vertrouwen in leiderschap.
Ik heb onlangs een briljant Kindle-boek gelezen met de titel: Lees dit vóór onze volgende bijeenkomst door Al Pittampalli (@Pittampalli op Twitter) – Ik raad dit boek ten zeerste aan. Al's boek is een vlot leesbaar boek dat absoluut het probleem van de meeste vergaderingen aanpakt, namelijk: "de meeste vergaderingen vertragen beslissingen in plaats van ze mogelijk te maken." Het volgende fragment is representatief voor wat je tussen de omslagen van Al's boek zult vinden:
Q: “Wat als ik uiteindelijk een beslissing neem waar niet iedereen het mee eens is?”
A: “Een felicitatie is op zijn plaats. Je bent een leider.”
De simpele waarheid is dat de meeste vergaderingen niet productief zijn: ze doden de productiviteit. Als leiders meer tijd zouden besteden aan het leiden en minder tijd aan het voorzitten van nutteloze vergaderingen, zou de wereld een betere plek zijn. De realiteit is dat er geen excuus bestaat voor het houden van een niet-productieve vergadering. Ik ga niet naar een vergadering tenzij het een goed gebruik van mijn tijd is. Je zult mijn lachende gezicht niet zien als ik een vergadering bijwoon, tenzij ik weet waarom de vergadering wordt bijeengeroepen, wie er aanwezig zal zijn, wat de doelstellingen (bij voorkeur harde resultaten) zijn voor de vergadering, en tenzij er een agenda is verspreid voorafgaand aan de vergadering, zodat een goede voorbereiding mogelijk is.
De rol van een leider in een vergadering is absoluut cruciaal. Een bijeenkomst is geen excuus om vanaf de kansel een pontificaat te houden, maar om te luisteren, informatie te verkrijgen en inlichtingen te verzamelen. De rol van een leider is niet om gelijk te hebben en te proberen de aanwezigen ervan te overtuigen dat ze het met elkaar eens moeten zijn, maar om de juiste uitkomst te zoeken, ongeacht of er afwijkende meningen bestaan. Zodra alle aanwezigen zich op één lijn bevinden rond het verwachte resultaat van een vergadering, moet de rol van de leider snel overgaan in de modus van observatie en facilitering (alleen als bemiddeling als dat nodig is). Nogmaals, het eindspel is het nemen van beslissingen, die acties aandrijven die in lijn zijn met de gewenste resultaten – het is gewoon niet zo moeilijk…
Hoewel Al's boek oproept tot een vergaderrevolutie, is de waarheid dat vergaderingen niet zullen verdwijnen. Laten we ons daarom, in plaats van op te roepen tot het beëindigen van vergaderingen, concentreren op hoe we ze productief kunnen maken. Ik leid al een aantal jaren vergaderingen volgens een standaard, gebaseerd op 10 simpele regels.
Hieronder volgt een gedetailleerder overzicht van de 10 regels van Myatt voor productieve vergaderingen:
- Cultuur: Creëer een cultuur waarin vergaderingen de uitzondering zijn en niet de regel. Wanneer bijeenkomsten een zeldzame gebeurtenis zijn, zullen de wetten van de schaarste van toepassing zijn, waardoor deze worden gewaardeerd als een hoogste en beste gebruiksactiviteit en niet als hinderlijk. 80% van de vergaderingen hoeft nooit plaats te vinden, dus investeer uw energie in de 20% die dat wel doen. Als het leiderschap zich niet aan deze norm houdt, zal het voor de rest van het bedrijf onmogelijk zijn om dat wel te doen.
- Doel: Sommige bijeenkomsten zijn strategisch en andere tactisch. Ken het verschil en verwar de twee niet. Bedenk dat het doel van een bijeenkomst is om oplossingen te creëren – geen problemen, en om frustraties te verlichten – niet om deze te veroorzaken. Dit gebeurt alleen door een of andere vorm van waardecreatie, en waarde wordt gecreëerd door actie. Er mogen geen bijeenkomsten worden gehouden rapport dingen, maar om Doen dingen. Het bespreken van een probleem heeft pas waarde als de discussie leidt tot de oplossing van het probleem. Hopen op een kans is niet hetzelfde als er een creëren. Ideevorming is niet innoveren. Het komt erop neer dat bijeenkomsten die niet tot actie aanzetten, nutteloos zijn – er zijn geen uitzonderingen. (zie leveringen hieronder).
- Het roosteren: Ik ben geen grote fan van geïmproviseerde bijeenkomsten (ik noem dit 'drive-bys'). Creativiteit en innovatie worden gestimuleerd door structuur, en niet daardoor onderdrukt. Als het onderwerp de moeite waard is om aan te pakken, is het de moeite waard om er plannen voor te maken en kost de voorbereiding tijd. Een gedetailleerde agenda voor een vergadering moet vooraf aan alle aanwezigen worden verspreid, zodat zij de tijd hebben zich voor te bereiden en een waardevolle bijdrage te leveren. Ten slotte moeten alle vergaderingen een begintijd en een eindtijd hebben. Misbruik de tijd van anderen niet en verwacht niet dat ze je daarvoor waarderen.
- Leveringen: Als de doelstellingen voor de bijeenkomst niet duidelijk zijn geformuleerd als een gedefinieerde reeks resultaten, is uw bijeenkomst niet de moeite waard. Het doel van een bijeenkomst is om iets te bereiken, en je kunt iets niet bereiken als dat iets vaag, dubbelzinnig, etherisch is of nog niet is gedefinieerd. Stel vóór de bijeenkomst individuele en collectieve verwachtingen. Bedenk dat de rijkdom van vergaderingen in directe verhouding staat tot de hoeveelheid werk die voorafgaand aan de vergadering is verricht.
- Manier van denken: Vergaderingen moeten een ontspannen, niet-intimiderende en professionele sfeer hebben. Als openhartigheid en vertrouwen niet worden gekoesterd binnen een raamwerk van verantwoordelijkheid, zal geen enkele vorm van praten de spanning en vijandigheid kunnen overwinnen die altijd vlak onder de oppervlakte blijven hangen. Nogmaals, het doel van een vergadering is om productief te zijn – om daadwerkelijk iets te bereiken. Laat de politieke correctheid aan de deur. Bijeenkomsten zijn niet bedoeld om te vertroetelen, en ze mogen ook niet op een danswedstrijd lijken. Bijeenkomsten moeten uitdagend zijn, afwijkende meningen verwelkomen en openhartige gesprekken aanmoedigen. Als mensen weten dat ze gewaardeerd en gerespecteerd worden en niet publiekelijk in verlegenheid worden gebracht, zullen ze bereid zijn resultaten te boeken.
- Deelnemers: Too may people staat gelijk aan een circus en niet aan een bijeenkomst. Met uitzondering van een aandeelhoudersvergadering, een kerstfeest, een bijeenkomst van de organisatie (afdeling, divisie of het hele bedrijf) of andere speciale evenementen, moeten vergaderingen beperkt zijn tot tien of minder deelnemers. Niet iedereen kan of mag een bijeenkomst bijwonen, en veel te veel mensen ontvangen uitnodigingen voor bijeenkomsten om geen andere reden dan om hun kwetsbare ego te sussen. Nodig geen mensen uit voor een vergadering die niets bij te dragen hebben, en houd geen vergadering tenzij de belangrijkste bijdragers aanwezig kunnen zijn. Als een sleutelpersoon de vergadering niet kan bijwonen, kunt u een ander tijdstip plannen waarop hij wel aanwezig kan zijn. Als je naar een bijeenkomst komt en niet bereid bent een waardevolle bijdrage te leveren, waarom kom je dan?
- Leiderschap: Iemand moet de leiding hebben over de vergadering. Alle vergaderingen moeten een vergadervoorzitter hebben die verantwoordelijk is voor het op koers en op schema houden van de vergadering en het behalen van de vergaderdoelstellingen. Slechte vergaderingen zijn daar het gevolg van slecht leiderschap.
- Focus: Telefoons moeten uitgeschakeld zijn. Er kan niets worden bereikt als mensen geen gerichte aandacht schenken aan het probleem dat voorhanden is. Als een vergadering belangrijk genoeg is om bij te wonen, moet deze de volledige aandacht van de deelnemer opeisen.
- Plaats: Trap niet in de valkuil om buiten de locatie te gaan, tenzij dit absoluut noodzakelijk is. Vergaderingen buiten de locatie zijn duur, niet alleen in termen van de harde dollars die aan faciliteiten worden uitgegeven, maar ook in termen van de reistijd van en naar de vergadering. U moet de discipline hebben om uw faciliteiten ononderbroken te gebruiken. Maak duidelijk dat vergaderingen niet mogen worden onderbroken, tenzij er sprake is van een noodsituatie (een “noodsituatie” moet zowel als urgent als belangrijk worden gedefinieerd).
- Beoordeel en evalueer: De voorzitter van de vergadering moet na de vergadering een kritische analyse uitvoeren om te bepalen wat er goed ging, wat er fout ging, of de juiste mensen aanwezig waren, of de mensen waren voorbereid, of de resultaten waren behaald, enz. Het komt erop neer dat bedrijven die goede resultaten hebben geboekt vergaderingen hebben niet voor niets geweldige vergaderingen... ze werken eraan.
Het is jouw tijd, en als je ervoor kiest om deze aan vergaderingen te besteden, zorg er dan voor dat je deze verstandig besteedt. Deel je gedachten en observaties in de reacties hieronder. Bonuspunten voor degenen die bereid zijn hun ‘slechtste ontmoeting ooit’-verhaal te delen…
