De kunst van het opvolgen van leidinggevenden

Velen zeggen dat het opvolgen een kunst is. Zouden ze gelijk kunnen hebben? Maakt het echt uit? De selectiecommissie gaat hoe dan ook de meest gekwalificeerde persoon voor de baan aannemen, dus waarom zou je er überhaupt de tijd voor nemen?

Om te beginnen is vervolgactie een signaal waar veel werkgevers naar op zoek zijn bij het beoordelen van kandidaten op hun professionaliteit, algemene organisatie en culturele fit. Eén op de vijf rekruteringsmanagers zegt dat dit een vakje is dat ze willen controleren voordat ze een aanbieding doen, en uit één onderzoek blijkt dat bijna 70% van de rekruteringsmanagers zegt dat opvolgen niet alleen belangrijk is maar als u dit niet doet, kan dit zelfs leiden tot ontslag uit het proces. Follow-up is zo’n belangrijke stap dat de hoofdredacteur van Business Insider, Jessica Liebman, zelfs zo ver is gegaan om te zeggen dat wervingsmanagers “…mag nooit een aanbod doen aan iemand die heeft nagelaten er een te sturen”.

Belangrijker dan een hokje zijn, proberen veel rekruteringsmanagers dit te controleren; een bedankje moet echter worden gezien als een cruciale gelegenheid om het gesprek voort te zetten (en stil te blijven staan). Ik durf te zeggen dat, gezien het bovenstaande, de follow-up moet worden gezien als onderdeel van het interviewproces zelf, en dat je de adem niet uit je longen moet laten ontsnappen totdat ze de tijd hebben genomen om een bericht te sturen (binnen 24 uur, geven of nemen). Gezien hoe belangrijk deze stap is, is het van cruciaal belang om deze goed te doen – en degenen die dat wel doen, beschouwen het als een kunst. 

Hoe zorg je dan voor een goede opvolging? Er zijn veel verschillende tactische suggesties, formats en lijsten die je kunt volgen, maar hier zal ik slechts drie dingen benadrukken die ik zou willen voorstellen om in gedachten te houden als je deze laatste stap in het interviewproces overweegt:

Volg geen sjabloon. Ga in plaats daarvan door met het gesprek

• Een kunstzinnig vervolg gaat verder dan dankbaarheid en een simpel 'bedankt voor je tijd'. Het draagt bij aan het gesprek door de interviewer(s) eraan te herinneren waarom zij zich hun communicatie met u moeten herinneren; omdat er sprake is van een ‘fit’ en wederzijdse behoefte/interesse. Het weerspiegelt uw oprechte wens en vermogen om de waarde en vaardigheden die u nodig heeft (van wat u tijdens uw tijd bij hen hebt geleerd) over te brengen.
• Het is authentiek en laat zien dat je luisterde. En als je goed luisterde, was er waarschijnlijk een belangrijk thema of idee dat werd weerspiegeld in het 'waarom' achter de functie en de wervingsbehoefte. Het kan een grote uitdaging zijn waar de organisatie mee wordt geconfronteerd, die misschien zelfs rechtstreeks door de interviewer is vermeld (en die verder gaat dan een functiebeschrijving).
• De meest impactvolle boodschap volgt het thema van de discussie omdat het een verbinding creëert.
• Een verbinding is wat mensen geïnteresseerd maakt. Dankbaarheid is niets anders dan tafelinzet.

Laat zien dat u hun behoeften begrijpt en over de juiste mix van vaardigheden en ervaringen beschikt om oplossingen te bieden.

Als u goed luisterde tijdens uw sollicitatiegesprek, zou u niet alleen inzicht krijgen in de behoeften van de organisatie, maar ook in de perceptie van de interviewer(s). En als de interviewer de juiste mensen aanneemt, zal aan deze behoeften worden voldaan (en zullen ze hun belangrijkste werk voor hun team hebben gedaan bij het werven van het juiste talent). Ze zijn gemotiveerd om de beste mensen in dienst te nemen, dus ga door met de basis die u tijdens uw sollicitatiegesprek hebt gelegd en bespreek hoe u hen kunt helpen in hun behoeften te voorzien. Veel van uw professionele ervaringen hebben u voorbereid op deze leiderschapskans. Ze hebben je nodig. Herinner hen eraan waarom dat zo is (zonder er te brutaal over te zijn).

Het team van N2Growth heeft onlangs een bestuursdirecteur zoeken voor een mondiale onderneming die meerdere miljarden waard is en waarin de koploper van de selectiecommissie precies zo'n vervolgboodschap uitzond. Als een van de drie finalisten waren zij de enige die binnen 24 uur na het interview een notitie stuurden, en het was niet alleen een bedankje, maar een opzettelijke boodschap die een authentieke verbinding versterkte die tijdens het panelinterview was gemaakt en waarin verschillende belangrijke punten werden aangeroerd uit het gesprek dat de kruispunten vertegenwoordigde van de behoeften van de organisatie met hun eigen vaardigheden/ervaringen. De boodschap deed zijn werk en herinnerde de interviewers aan de oplossingen die ze zochten – en waarom ze überhaupt aan het interviewen waren. En het resulteerde in hun stijging naar de top van de lijst. Oplossingen zorgen ervoor dat mensen aangenomen worden.

Trek hun aandacht.

Het klinkt voor de hand liggend, maar je moet meer doen dan alleen een e-mail sturen. Toon wat creativiteit en doorzettingsvermogen – en denk om te beginnen na over het eerste wat de lezer in zijn inbox zal zien: de onderwerpregel van de e-mail. Het is uw slogan en titel voor de film waarvoor u wilt dat uw publiek een kaartje koopt. Dus denk er eens over na en geef er flair aan. U kunt voor uw slogan verwijzen naar het 'thema' van het interview (zie hierboven), of zelfs iets noteren dat direct ter sprake kwam tijdens het gesprek. Een simpel ‘Bedankt’ in die kop zal niets doen voor uw open ratio.  

U kunt de eerste vervolg-e-mail ook gebruiken om rechtstreeks een vraag aan de interviewer(s) te stellen. En als je dat doet, zorg er dan voor dat je erover nadenkt. Een goed doordachte vraag – voortkomend uit uw gesprek over de rol en organisatie – getuigt van interesse en inzicht (ongeacht of u zelf een goed doordacht/geïnformeerd antwoord heeft).

Bedenk ten slotte dat de rekruteringsmanager, of andere directe interviewers, niet de enige 'eerlijke partij' is voor de follow-up. Uit etiquette-oogpunt ben ik er altijd van uitgegaan dat iedereen die je hebt ontmoet en die zijn of haar visitekaartje (of contactgegevens) heeft aangeboden, je heeft uitgenodigd om verbinding te maken. Misschien heb je in de lobby een ander lid van het executive team ontmoet (die mogelijk enige invloed/informele invloed heeft op de beslissing over de aanwerving), en je hebt onderweg/terloops zeker andere teamleden ontmoet en met hen gecommuniceerd. Hoe meer touchpoints je hebt binnen de organisatie, hoe beter!

Houd er ook rekening mee dat e-mail slechts een van de vele verschillende middelen is die u kunt gebruiken voor follow-up: LinkedIn en Twitter zijn andere wegen – en wegen die u enig inzicht geven in de organisatie en haar leiders (en vice versa). Zelfs het ‘volgen’ op sociale media is een signaal van interesse en kan je helpen top of mind te blijven. Vervolgvragen, LinkedIn, Twitter, kunnen u helpen de aandacht te trekken en tegelijkertijd oprechte, authentieke interesse te tonen – en de boodschap over te brengen dat het meer is dan een baan voor u. Het is een missie. 

Follow-up – die zo vaak over het hoofd wordt gezien – is niet alleen belangrijk, maar is ook een cruciale stap in het sollicitatieproces. Als het met authenticiteit en doelgerichtheid wordt gedaan, kan het u helpen de aandacht van de organisatie te trekken (en vast te houden) en kan het uiteindelijk het verschil maken tussen ‘gewoon’een goed sollicitatiegesprek' en je volgende carrièrestap. Het is de 'sluitsteen' van het proces, dus denk er goed over na, en het kan je zelfs helpen de deal te 'sluiten'!