Waarom je een oorlogskamer nodig hebt

De vraag van Myatt van maandag werd gesteld door een CEO die vroeg: “Ik heb een verwijzing gehoord naar executive teams die 'war rooms' gebruiken voor strategieontwikkeling. Heeft dit nut?” Laat ik beginnen met te stellen dat alle instrumenten of technieken die executive teams samenbrengen consistent en gefocust zijn strategie ontwikkeling en verfijning zijn wonderbaarlijke dingen. Bovendien heeft elk bedrijf dat ik heb geleid ten minste één oorlogskamer voor het directieteam, en vaak zijn er oorlogskamers toegewezen aan elke bedrijfseenheid of afdeling. In de post van vandaag zal ik het hebben over de voordelen die verbonden zijn aan oorlogskamers, of wat ik graag de plaats noem waar goede dingen gebeuren...

Zijn uw vergaderruimtes, conferentiefaciliteiten en bord kamers gebruikt? Misschien nog belangrijker: worden ze effectief gebruikt? Als ik een vergaderruimte zie die eruitziet alsof het hoofddoel van zijn bestaan is om als kunstmuseum voor bedrijven te dienen, vraag ik me vaak af waarom die überhaupt bestaat. Onlangs was ik twee dagen op locatie bij een nieuwe klant. De klant beschikte over een prachtig hoofdkantoor met een aantal absoluut prachtige vergaderzalen. Tijdens mijn twee dagen ter plaatse heb ik echter niet één keer gezien dat er gebruik van werd gemaakt. Toen ik de CEO hierover vroeg, zei hij: “Niemand gebruikt ze.” Hmmm…..

Laten we beginnen met de basis… Zo geweldig als technologische is, en hoe klein onze mondiale voetafdruk ook is geworden, als beroepsbevolking zijn we feitelijk meer van elkaar verwijderd (althans persoonlijk) dan ooit tevoren in de geschiedenis. Zelfs werknemers die op dezelfde locatie werken, hebben het zo druk met het druk zijn en virtueel samenwerken, dat ze vaak niet genoeg geconcentreerde tijd met elkaar doorbrengen om aan belangrijke kwesties te werken. In plaats van uw talent achter de gesloten deuren van hun individuele kantoren op te sluiten, of ze hier en daar in kubusboerderijen te verspreiden, overweeg dan de voordelen van het samenbrengen van ze (face-to-face) met als doel iets specifieks te bereiken.

Executive teams komen niet vaak genoeg samen, en als ze dat wel doen, zijn vergaderingen vaak niet zo productief als ze zouden moeten zijn, omdat ze in korte tijd veel te veel terrein proberen te bestrijken. Ik ben altijd verbaasd als ik getuige ben van bedrijven die alles willen overnemen C-suite talent een uur of twee in een directiekamer zitten en vrijwel niets bereiken. Op dezelfde manier zijn projectteams en werkgroepen gewoontedieren geworden die er de voorkeur aan geven het internet of op software gebaseerde toolsets te gebruiken als vervanging voor de kracht van zeer gerichte en zeer intense persoonlijke interacties. Zoals hierboven opgemerkt is het immers veel gemakkelijker en veiliger om zich terug te trekken, maar is het ook productiever? In de meeste gevallen denk ik van niet...

Op het eerste gezicht zou je kunnen denken dat het concept van een oorlogskamer een beetje teruggrijpt op een of andere Orwelliaanse vorm van ouderwetse managementtheorie, maar niets is minder waar. Studies hebben zelfs aangetoond dat, hoewel werknemers zich in eerste instantie misschien verzetten tegen het idee om in kleine ruimtes te werken met als doel de intensiteit gedurende langere perioden te vergroten, de voordelen van samenwerking en productiviteit hen snel overtuigen. Bij wijze van voorbeeld heeft de Universiteit van Michigan een onderzoek naar oorlogskamers uitgevoerd, waaruit bleek dat werknemers die in een oorlogskameromgeving werkten twee keer zo productief waren als hun tegenhangers die in traditionele kantoorinrichtingen werkten.

Waar mogelijk ben ik er vast van overtuigd dat werkgroepen zoveel mogelijk tijd in oorlogsruimtes moeten doorbrengen. Ik zou dit zo ver willen brengen dat ik zou willen suggereren dat dit de beste vorm van collaboratieve werkruimteconfiguratie zou moeten zijn en dat dit daarom, indien mogelijk, het standaard ruimteplan van keuze zou moeten zijn. Wat executive teams betreft, zul je zelden executives tegenkomen die zich onderwerpen aan een co-officeringsregeling, maar dit neemt de noodzaak van een war room niet weg. Zoals eerder gezegd brengen uitvoerende teams bij lange na niet genoeg gefocuste tijd samen door, en het simpelweg samenbrengen van een halve dag per week in een oorlogskamer zal zowel de efficiëntie als de productiviteit verbeteren. Hieronder volgen enkele aandachtspunten bij het bouwen van uw executive war room:

1. Je oorlogskamer moet een speciale vergaderruimte zijn met een gesloten deur. U zult veel vertrouwelijke informatie openbaar houden en u wilt dat de ruimte beveiligd is.
2. Zonder sekte-achtig te klinken, moet de oorlogskamer vereerd worden als het uitvoerende bolwerk van uw bedrijf voor disruptieve innovatie, waar u hoofdvak heeft. Zorg ervoor dat deelnemers niet worden onderbroken terwijl de sessies bezig zijn. Dit is de hoogste en beste gebruikstijd die koste wat het kost moet worden beschermd.
3. De oorlogsruimte moet worden geconfigureerd voor optimale productiviteit met acrylwanden (of meerdere whiteboards), schildersezels, draadloze internettoegang, een hoogwaardige conferentietelefoon, meerdere grote aan de muur gemonteerde plasmaschermen, webcams, laserpointers, enz.

Het komt erop neer dat als u zich ertoe verbindt oorlogsruimten een kans te geven, u zult merken dat de productiviteit zal stijgen en dat uw leidinggevenden het concept zullen gaan omarmen, omdat zaken die ooit normaal gesproken van vergadering naar vergadering werden overgedragen als agendapunten, nu worden overgedragen. wordt nu consequent van de lijst geschrapt.

 

Beeldcredits: Getty Images