Se você já assistiu a um episódio de “The Office”, da NBC, sabe exatamente como são as reuniões improdutivas. A trágica notícia é que muitas reuniões do mundo real se assemelham muito a uma reunião fictícia de Michael Scott. Histórias de “morte por reunião” são uma parte bem representada do folclore corporativo por boas razões – não planejadas, desnecessárias, sem inspiração ou de outra forma reuniões improdutivas são um colossal desperdício de tempo e recursos. No post de hoje, apresentarei 10 passos para criar reuniões que produzam resultados reais.
Ao longo dos anos, descobri que você pode dizer bastante sobre uma pessoa por quantas reuniões ela telefona ou participa. Eu sempre encontrei o mais pessoas produtivas convocam muito poucas reuniões e, da mesma forma, raramente participam de reuniões em que sua presença não é absolutamente necessária. Quer as reuniões sejam realizadas nos níveis de diretoria, executivo, gerência ou equipe, ou sejam pequenas reuniões relacionadas a projetos ou grandes reuniões em toda a empresa, os mesmos princípios básicos se aplicam para tornar as reuniões eficazes.
No início da minha carreira, trabalhei para uma empresa onde o CEO adorava fazer reuniões. As reuniões foram realizadas ad-nauseam sobre praticamente todos os tópicos sob o sol. Na maioria das vezes, fazíamos reuniões por causa de reuniões por um motivo: nosso CEO era um líder ruim que não conseguia tomar decisões. Lamentavelmente, essas reuniões raramente resultaram em algo sendo realizado. Como as reuniões foram mal concebidas e mal facilitadas, a maioria das reuniões acabou sendo apenas sessões de rehashing para os assuntos não resolvidos nas reuniões anteriores – um tema com o qual a maioria de vocês provavelmente está muito familiarizada.
Reuniões improdutivas não só servem a pouco propósito, mas também desperdiçam um dos recursos mais preciosos que uma empresa tem: o tempo. Um dos maiores erros que uma organização pode cometer é tirar seus melhores talentos das atividades produtivas e sequestrá-los para uma sessão de tagarelice entorpecente. Reuniões ruins não são apenas um dreno de produtividade, mas também podem causar um declínio no moral e uma falta de confiança na liderança.
Recentemente, li um livro brilhante do Kindle intitulado: Leia isto antes da nossa próxima reunião por Al Pittampalli (@Pittampalli no Twitter)- Eu recomendo este livro. O livro de Al é uma leitura rápida que absolutamente resolve o problema com a maioria das reuniões, que é: “a maioria das reuniões atrasa as decisões em vez de habilitá-las”. O trecho a seguir é representativo do que você encontrará entre as capas do livro de Al:
P: “E se eu acabar tomando uma decisão com a qual nem todos concordam?”
UMA: “Os parabéns estão em ordem. Você é um líder.”
A simples verdade da questão é que a maioria das reuniões não são produtivas – elas matam a produtividade. Se os líderes passassem mais tempo liderando e menos tempo presidindo reuniões inúteis, o mundo seria um lugar melhor. A realidade é que não há desculpa para realizar uma reunião improdutiva. Não vou a uma reunião a menos que seja um bom uso do meu tempo. Você não verá meu rosto sorridente participando de uma reunião a menos que eu saiba por que a reunião está sendo convocada, quem estará presente, quais são os objetivos (de preferência, entregas difíceis) para a reunião e a menos que uma agenda tenha sido divulgada antes da reunião, permitindo uma preparação adequada.
O papel de um líder em uma reunião é absolutamente crítico. Uma reunião não é uma desculpa para pontificar do púlpito do valentão, mas para ouvir, extrair informações e reunir inteligência. O papel de um líder não é estar certo e tentar convencer os participantes de que eles devem estar de acordo, mas buscar o resultado certo, independentemente de existirem opiniões divergentes. Uma vez que todos os presentes estejam alinhados em torno do resultado esperado para uma reunião, o papel do líder deve passar rapidamente para o modo de observação e facilitação (modo de mediação apenas se necessário). Novamente, o jogo final é tomar decisões, que conduzem ações alinhadas com os resultados desejados – não é tão difícil assim…
Enquanto o livro de Al pede uma revolução nas reuniões, a verdade é que as reuniões não vão desaparecer, então, em vez de pedir o fim das reuniões, vamos nos concentrar em como torná-las produtivas. Eu conduzo reuniões de acordo com um padrão há vários anos, baseado em 10 regras simples.
A seguir está uma análise mais detalhada das 10 regras de Myatt para reuniões produtivas:
- Cultura: crie uma cultura em que as reuniões sejam a exceção e não a regra. Quando as reuniões são uma ocorrência rara, as leis da escassez se aplicarão, fazendo com que sejam valorizadas como uma atividade mais alta e de melhor uso e não um incômodo. 80% de reuniões nunca precisam acontecer, então invista sua energia nos 20% que acontecem. Se a liderança não aderir a esse padrão, será impossível para o resto da empresa fazê-lo.
- Propósito: Algumas reuniões são estratégicas e outras são táticas – saiba a diferença e não confunda as duas. Lembre-se, o propósito de uma reunião é criar soluções – não problemas, e aliviar a frustração – não causá-la. Isso só acontece através de alguma forma de criação de valor, e o valor é criado pela ação. As reuniões não devem ser relatório coisas, mas para Faz coisas. Discutir um problema só agrega valor se a discussão levar à solução do problema. Esperar por uma oportunidade não é a mesma coisa que criar uma. Idealizar não é inovar. O resultado final é que reuniões que não impulsionam a ação são inúteis – sem exceções. (veja as entregas abaixo).
- Agendamento: Eu não sou um grande fã de reuniões improvisadas (eu me refiro a elas como “drive-bys”). A criatividade e a inovação são estimuladas pela estrutura, não sufocadas por ela. Se vale a pena abordar o assunto, vale a pena planejar e a preparação leva tempo. Uma agenda detalhada para uma reunião deve ser distribuída com antecedência a todos os participantes, para que eles tenham tempo de se preparar para fazer uma contribuição valiosa. Por fim, todas as reuniões precisam ter um horário de início e um horário de término. Não abuse do tempo de outras pessoas e espere que elas o apreciem por isso.
- Entregáveis: Se os objetivos da reunião não forem claramente articulados como um conjunto definido de entregas, sua reunião não valerá a pena. O objetivo de uma reunião é realizar algo, e você não pode realizar algo se esse algo for vago, ambíguo, etéreo ou não tiver sido definido para começar. Defina as expectativas individuais e coletivas antes da reunião. Lembre-se, a riqueza das reuniões pode ser correlacionada em proporção direta com a quantidade de trabalho realizado antes da reunião.
- Mentalidade: As reuniões devem ter um ambiente descontraído, não intimidador e profissional. Se franqueza e confiança não forem promovidas dentro de uma estrutura de responsabilidade, nenhuma quantidade de conversa superará a tensão e a animosidade sempre persistentes logo abaixo da superfície. Novamente, o propósito de uma reunião é ser produtivo – para realmente realizar algo. Deixe o politicamente correto na porta. As reuniões não são para mimar, e também não devem se assemelhar a um concurso de dança. As reuniões devem ser desafiadoras, acolher opiniões divergentes e incentivar o discurso franco. Se as pessoas souberem que são valorizadas, respeitadas e não ficarão publicamente envergonhadas, elas virão preparadas para entregar.
- Participantes: Muitas pessoas equivalem a um circo e não a uma reunião. Além de uma reunião de acionistas, festa de Natal, reunião organizacional (departamento, divisão ou empresa inteira) ou outros eventos especiais, as reuniões devem ser limitadas a 10 ou menos participantes. Nem todos podem ou devem participar de uma reunião, e muitas pessoas recebem convites para reuniões apenas para apaziguar seus egos frágeis. Não convide pessoas para uma reunião que não tenham nada para contribuir e não faça uma reunião a menos que os principais colaboradores possam estar presentes. Se uma pessoa chave não puder comparecer à reunião, remarque para um horário em que ela possa estar presente. Se você está vindo para uma reunião não preparado para dar uma contribuição valiosa, por que você está vindo?
- Liderança: Alguém deve ser responsável pela reunião. Todas as reuniões devem ter um presidente responsável por manter a reunião no ponto, no cronograma e alcançar os objetivos da reunião. As más reuniões são o resultado de má liderança.
- Foco: Os telefones precisam ser desligados. Nada pode ser realizado quando as pessoas não estão dando atenção focada no 100% ao problema em questão. Se uma reunião é importante o suficiente para participar, ela deve exigir total atenção do participante.
- Localização: Não caia na armadilha de sair do local, a menos que seja absolutamente necessário. Reuniões fora do local são caras não apenas em termos de dinheiro gasto em instalações, mas também em termos de tempo de deslocamento para a reunião. Você deve ter a disciplina para usar suas instalações de forma ininterrupta. Informe que as reuniões não devem ser interrompidas, a menos que seja uma emergência (uma “emergência” precisa ser definida como urgente e importante).
- Avaliar e avaliar: O coordenador da reunião deve conduzir uma análise crítica pós-reunião para determinar o que correu bem, o que correu mal, as pessoas certas presentes, as pessoas preparadas, os resultados alcançados, etc. O resultado final é que as empresas que têm grandes reuniões têm ótimas reuniões por uma razão... eles trabalham nisso.
É o seu tempo, e se você optar por gastá-lo em reuniões, certifique-se de gastá-lo com sabedoria... Por favor, compartilhe seus pensamentos e observações nos comentários abaixo. Pontos de bônus para aqueles dispostos a compartilhar sua história de “pior encontro de todos os tempos”…
