100% Das Empresas Têm Este Problema

Processo… apenas o mero uso da palavra pode espalhar medo e pânico no local de trabalho. Essa triste realidade existe por um motivo e 100% de empresas sofrem desnecessariamente com um problema de processo. Eles sofrem em graus variados, mas ainda assim estão sofrendo. A boa notícia é que o processo ruim é uma das coisas mais fáceis para os líderes remediarem. Por simplesmente estar disposto a parar a loucura e reivindicar o asilo dos lunáticos (líderes ineptos, gerentes preguiçosos e consultores felizes), enormes ganhos de moral e produtividade pode ser alcançada rapidamente.

Com a infinidade de informações conflitantes escritas sobre design, implementação e gerenciamento de processos, combinadas com os pesadelos que todos experimentamos como resultado de um processo ruim, muitos executivos temem menos a dor associada a um processo falho do que valorizam os benefícios criados por um bom processo. .

Não é o que você sabe, mas o que você não sabe sobre o processo, ou talvez o que você permitiu que o processo representasse que o deixou cansado e frustrado. Vou rastejar e fazer uma afirmação ousada: quando você terminar de ler este artigo, verá que o tópico do processo não cria mais danos cerebrais incontáveis, mas fez a transição para algo que você achará totalmente revigorante – confie em mim neste…

Uma das maneiras pelas quais as empresas bem-sucedidas obtêm uma vantagem competitiva é criando vantagem do processo. O problema é que a maioria das empresas está enterrada em desvantagem de processo. Um bom processo é sofisticado (não complexo), eficiente (simples) e eficaz (utilizável e com valor agregado). Bons processos de negócios servem como o sistema nervoso central para sua organização, fornecendo uma estrutura para cada ação, decisão, atividade ou inovação. Há muitos que diriam que o processo sufoca a criatividade e retarda a produção e, embora eu concorde, essa afirmação geralmente é o caso de processo ruim, nada poderia estar mais longe da verdade no que se refere ao bom processo. Um bom processo serve como um catalisador para a inovação, que por sua vez otimiza e acelera o engajamento, a colaboração, o fluxo de trabalho e aumenta a produtividade geral das iniciativas de negócios.

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Então, é aqui que entram a diversão e o entusiasmo – quero que você coloque seus processos de negócios sob o microscópio usando os 7 pontos a seguir como filtros para quais processos você cria, mantém, refina ou descarta no futuro:

1. A mentalidade certa: Se seus processos de negócios são percebidos como um conjunto rígido de mandatos e regras, em vez de um conjunto de diretrizes flexíveis, você está em apuros. Um bom processo deve fornecer uma estrutura fluida para inspirar criatividade não o sufoque. O bom processo encoraja o uso do bom senso, não deve insinuar que as pessoas não têm nenhum julgamento. Acredite ou não, um bom processo deve permitir que as pessoas assumam riscos e não as impeça de fazê-lo. O debate não deve ser de sistemas versus talento, mas de sistemas e talento.
2. A Regra 20%: ainda não encontrei um negócio que não pudesse eliminar o 20% de seus processos de negócios existentes e ser melhor para ele. Você; sim, você está permitindo o gasto de tempo e recursos preciosos em processos bobos que não agregam valor algum – eles devem ser eliminados imediatamente. Processo ruim é indicativo de uma mentalidade doentia que justifica qualquer coisa existente atualmente como valiosa. A maneira mais rápida de injetar uma lufada de ar fresco em seu negócio é dar espaço de permissão à sua força de trabalho para lhe dizer onde existe um processo ruim e, em seguida, fazer algo a respeito.
3. Questões de design: embora um bom processo possa ser inspirado em qualquer lugar, ele deve ser projetado por quem está mais próximo do trabalho. Mandatos impostos de cima, embora muitas vezes bem intencionados, raramente são tão eficazes quanto iniciativas orgânicas criadas por membros da equipe que interagem com mais frequência com esse processo. Não caia na armadilha de permitir que os consultores “instalem” um processo de “melhores práticas”. Em vez disso, permita que sua equipe crie uma solução de próximas práticas. Ao escolher o último em vez do primeiro, você economizará tempo, dinheiro e frustração consideráveis.
4. Simplicidade é importante: Se o seu processo não for simples, será muito caro, pouco utilizável e provavelmente não sustentável – simplificando, ele falhará. Seja avaliando novos processos ou determinando quais devem ser reprojetados ou descartados, faça da simplicidade uma consideração fundamental. Lembre-se disso – a usabilidade impulsiona a adoção, e a simplicidade é o principal determinante da usabilidade.
5. Não pense no produto – pense no resultado: Eu sei que isso vai ofender alguns, mas o processo é não um novo programa de software ou aplicativo. Embora os conjuntos de ferramentas possam aprimorar o processo ou se tornar um subproduto do processo, eles não constituem um processo por si só. Não caia na armadilha do gasto perpétuo ou do desenvolvimento como solução. Reconheça que se você está preso nessa armadilha é um sintoma de um processo ruim e não um reflexo de um bom processo.
6. Sem Band-Aids: Um bom processo não é reacionário. Uma série de soluções de chicletes e arames de fiação postas em prática às pressas como uma reação automática ao problema mais recente não é um bom projeto de processo. O processo por padrão nunca fornecerá os benefícios de uma boa engenharia de processo por design. Pense a longo prazo e, se necessário, faça uma ponte com uma solução em fases, mas seja planejado na abordagem.
7. Sem panacéia: Embora um bom processo ajude a otimizar qualquer negócio, ele não compensará deficiências em outras disciplinas ou áreas funcionais. O processo não é o principal impulsionador dos negócios, mas apenas um sistema de suporte crítico construído para habilitação, entrega, responsabilidade e medição.

Um bom processo vem como um subproduto da clareza de propósito. É a extensão natural dos valores, visão, missão, estratégia, metas, objetivos e táticas. Na verdade, está trabalhando na hierarquia acima mencionada que permite que o processo seja projetado por design para dar suporte a iniciativas de missão crítica. O reconhecimento do fato de que você não começa com o design do processo, mas que o design do processo deve ser usado como uma estrutura de refinamento para permitir uma melhor execução é fundamental para o desenvolvimento de um bom processo. Processo é a parte da cadeia de valor que mantém tudo junto e traz uma disciplina ordenada, programática e flexível para o seu negócio.

Um bom processo resulta em uma infraestrutura altamente utilizável sendo adotada em toda a empresa porque é eficaz para a equipe e fornece visibilidade e responsabilidade para o gerenciamento, o que aumenta a certeza da execução. Um bom processo em todas as áreas da empresa resultará na eliminação de redundância e ineficiência, melhor envolvimento e colaboração, redução dos tempos de ciclo, melhor gestão do conhecimento e inteligência de negócios, aumento da satisfação do cliente e aumento das margens.

Eu encorajo você a não deixar que apatia, experiência negativa baseada em resultados de processos ruins ou implementações falhas, ou o medo do desconhecido impeçam você de se beneficiar das inúmeras vantagens criadas por boa engenharia de processos. Eu também o encorajaria fortemente a avaliar todos os seus processos atuais para que você possa descartar ou reprojetar (simplificar) processos ruins e melhorar processos bons, buscando a excelência no design de processos. Agora vá trabalhar e libere alguma bondade do processo.