Aumentando a produtividade pessoal

A velocidade com que os negócios são realizados no século 21 o sobrecarregou completamente? Agora que estamos chegando ao final do ano, você tem sido tão produtivo quanto esperava? Você se pega flertando com o desastre constantemente revirando os prazos? Suas horas de trabalho estão aumentando sem um aumento correspondente na renda ou satisfação? Você gostaria de ter mais tempo em um dia? Aumentar a produtividade pessoal é praticamente a única maneira de os profissionais atenderem às suas expectativas de ganhos, manterem a sanidade mantendo uma vida equilibrada e atenderem ao nível cada vez maior de expectativas dos clientes. No post de hoje vou dar algumas dicas de como gerenciar o seu dia ao invés de deixar que o seu dia gerencie você.

Convenhamos, a produtividade é o padrão pelo qual a maioria de nós é julgada no mundo dos negócios. Quer você goste ou não, na maioria dos ambientes de negócios é provável que seu destino se resuma a um “O que você tem feito por mim ultimamente” tipo de avaliação. Minha pergunta para você é esta: você é tão produtivo quanto pensa que é, ou mesmo tão produtivo quanto costumava ser, e seus colegas de trabalho concordam com sua avaliação? No texto a seguir, compartilharei meus pensamentos sobre as coisas que afetam negativamente sua capacidade de produzir, bem como alguns dos principais itens que podem alavancar sua capacidade de otimizar a produtividade.

Embora empreendedores e executivos sejam tipicamente pessoas brilhantes, talentosas e motivadas, conhecidas por serem altamente produtivas, estudos mostraram que a maioria dos profissionais, quando avaliados objetivamente, se vê como mais produtivo do que realmente é. Isso é verdade até mesmo com as personalidades clássicas de superação do tipo “A”. Então, o que separa o produtivo do não produtivo? Ao trabalhar com inúmeros executivos e empreendedores, tenho visto que aqueles profissionais que gostam de cobrir muito terreno e se consideram mestres em multitarefas não são tão produtivos quanto aqueles que têm capacidade de foco (veja post anterior intitulado “O poder do foco“).

Ok, vamos examinar um cenário muito comum: um executivo sênior tem 30 minutos antes do início de uma reunião de estratégia que ele está facilitando e, quando o executivo começa a preparar seus pensamentos finais, ele recebe um e-mail do departamento jurídico pedindo-lhes que revisem a versão mais recente de um contrato importante antes de entrarem na reunião. Quando eles começam a redigir o contrato, o executivo recebe uma mensagem instantânea do CEO pedindo sua atenção imediata sobre uma questão-chave. Quando eles começam a responder ao CEO, seu assistente os informa que um cliente importante está ao telefone e precisa falar com eles imediatamente. Quando o executivo começa a atender o telefonema, eles olham pela janela apenas para ver uma pequena fila se formando do lado de fora da porta do escritório, e então o telefone toca com um 911 de seu cônjuge…

A parte triste da ilustração acima é que, para muitos executivos, esse é um procedimento operacional padrão. o pressão tornar-se um fenômeno multitarefa está, na minha opinião, na raiz de um declínio na produtividade executiva. Multitarefa é escolher lidar com assuntos “urgentes” percebidos em vez de se concentrar em assuntos realmente “importantes”. Meu pai uma vez me disse que “esforços de meio expediente produzem resultados de meio expediente” e descobri que, com raras exceções, sua premissa está correta.

Chamadas telefônicas recebidas, correios de voz, e-mails, mensagens instantâneas, reuniões, drive-bys (interrupções não programadas), telefones celulares, interrupções de mídia social e qualquer número de outros itens que competem por sua atenção consumirão seu dia deixando você se perguntando onde o o tempo passou. A realidade é que mais executivos e empreendedores estão sobrecarregados pela tecnologia do que realmente demonstram uma compreensão de como aproveitar a tecnologia a seu favor.

A chave para aumentar a produtividade pode ser encontrada seguindo as quatro etapas a seguir:

1. Tenha uma visão claramente articulada: É absolutamente crítico entender para que você está jogando...Se você não tiver uma visão bem definida, então você não entenderá a missão. Se você não entender a missão, não desenvolverá uma estratégia bem concebida. Sem uma estratégia é improvável que você defina as metas adequadas, e sem metas precisas sua execução tática será falha e ineficiente. É o constante alinhamento e realinhamento de suas ações à sua visão que permite concentrar esforços com base na priorização correta. Costumo aconselhar os clientes que o primeiro passo para o fracasso é a ambiguidade, enquanto a clareza de visão é o primeiro passo para o sucesso.
2. Alavancagem para baixo: Embora você possa ter sorte, não pode criar sucesso sustentável sem entender o princípio do “melhor e mais alto uso”. Seus esforços devem se concentrar nas atividades que maximizam o aproveitamento de seu tempo e conjuntos de habilidades que levam à realização de seus objetivos. Quaisquer atividades que não atendam a essa definição devem ser delegadas à gerência, equipe ou terceirizadas para contratados.
3. Foco: Já escrevi antes sobre o poder do foco. Nenhum outro traço único leva a uma certeza de execução como o foco. Aqueles de vocês que me conhecem provavelmente experimentaram pessoalmente minha estratégia de “verificação do intestino”, que eu recomendo a todos os meus clientes. Para aqueles que não estão familiarizados, este conceito é um dos meus principais pilares de sucesso e é assim… A cada hora (sem exceções) eu me pergunto “Estou fazendo a coisa mais produtiva possível neste momento para a realização dos meus objetivos?” Sou conhecido por encerrar reuniões, conversas, telefonemas, etc. com base na realização dessa verificação do intestino. Isso me impede de perder o foco e me distrair, a menos que eu escolher fazer isso. Na dúvida FOCO!
4. Encomende seu mundo: No mundo dos negócios de hoje, é impossível ser produtivo sem um processo de fluxo de trabalho bem pensado. Você deve sair do modo de reação onde e sempre que possível, e se concentrar (há essa palavra de novo) em abordar proativamente o fluxo de trabalho. A lista a seguir é uma visão geral de alto nível de um processo de fluxo de trabalho sugerido:

• • Eu sou um grande crente em suporte administrativo de qualidade... Se você é um executivo sênior operando sem admin, ou não usando admin efetivamente, você está enganando a si mesmo e seus stakeholders. Se você não valoriza seu tempo, por que mais alguém deveria? Alavancagem para baixo!
  • Sempre que possível, esforce-se por um ambiente sem papel…O papel é pouco mais do que ineficiente, caro, uma desordem que distrai. Praticamente tudo o que você pode fazer em cópia impressa, você pode realizar digitalmente com maior velocidade e eficiência, reduzindo seu custo e diminuindo as distrações. Copiar, colar, redline e encaminhar é muito mais preferível do que imprimir, fotocopiar, destacar e FedEx…
  • Entenda como e quando usar o direito comunicação canais. Não viaje quando uma webconferência pode alcançar resultados iguais ou melhores. Não use o telefone se o e-mail for mais apropriado e não use o e-mail se o IM for uma solução melhor. Prefiro conduzir a comunicação em vez de responder a ela, e quando respondo é com base em prioridades e não com base em impulso. Costumo usar o e-mail como minha primeira linha de comunicação usando macros e filtragem de e-mail para reduzir o número de e-mails recebidos a um nível aceitável. Criei uma estrutura padrão de arquivos/pastas e convenções de nomenclatura e integrei meu e-mail com meu calendário e lista de tarefas.

Bottom line... Se você aderir aos princípios descritos acima, você terá tempo para fazer seu trabalho e ter uma vida. Com praticamente nada a perder e tudo a ganhar, por que não tentar?