Por que você precisa de uma sala de guerra

A pergunta de hoje do Myatt na segunda-feira foi feita por um CEO que perguntou: “Ouvi falar de equipes executivas que utilizam 'salas de guerra' para o desenvolvimento de estratégias. Isso é benéfico?” Deixe-me começar afirmando que quaisquer ferramentas ou técnicas que unam as equipes executivas para fins de estratégia desenvolvimento e refinamento são coisas maravilhosas. Além disso, qualquer empresa que eu dirijo teve pelo menos uma sala de guerra para a equipe executiva e, muitas vezes, salas de guerra foram atribuídas a cada unidade de negócios ou departamento. No post de hoje, falarei sobre os benefícios associados às salas de guerra, ou o que eu gosto de chamar de lugar onde coisas boas acontecem…

Suas áreas de reunião, instalações para conferências e quadro quartos usados? Talvez mais ao ponto, eles são usados de forma eficaz? Quando vejo uma sala de conferências que parece que o objetivo principal de sua existência é servir como um museu de arte corporativo, tendo a questionar por que ela existe. Recentemente, passei dois dias no local com um novo cliente. O cliente tinha uma sede requintada com várias salas de conferência absolutamente deslumbrantes. No entanto, durante meus dois dias no local, nem uma vez observei nenhum deles sendo utilizado. Quando perguntei ao CEO sobre isso, ele disse que “ninguém os usa”. Hmmm…..

Vamos começar com o básico… Tão maravilhoso quanto tecnologia é, e por menor que tenha se tornado nossa presença global, como força de trabalho, estamos realmente mais desconectados (pelo menos pessoalmente) do que em qualquer momento da história. Mesmo os funcionários que trabalham no mesmo local estão tão ocupados sendo ocupados e colaborando virtualmente, que muitas vezes não passam tempo suficiente focados uns com os outros trabalhando em questões-chave. Em vez de seqüestrar seu talento atrás das portas fechadas de seus escritórios individuais, ou espalhá-lo aqui e ali em fazendas de cubos, considere os benefícios de reuni-los (face a face) com o objetivo de realizar algo específico.

As equipes executivas não se reúnem com frequência suficiente e, quando o fazem, as reuniões geralmente não são tão produtivas quanto deveriam, pois tentam cobrir muito terreno em curtos períodos de tempo. Sempre me surpreendo quando vejo empresas que levarão todas as Talento da C-suite em uma sala de reuniões por uma ou duas horas e não realizam praticamente nada. Da mesma forma, equipes de projeto e grupos de trabalho tornaram-se criaturas de hábito que preferem usar a Internet ou conjuntos de ferramentas baseadas em software como substituto do poder de interações pessoais altamente focadas e muito intensas. Como observado acima, afinal, é muito mais fácil e seguro ser desengajado, mas é mais produtivo? Na maioria dos casos, acho que não…

À primeira vista, pode-se pensar que o conceito de uma sala de guerra é um retrocesso para alguma forma orwelliana de teoria da administração da velha escola, mas nada poderia estar mais longe da verdade. De fato, estudos mostraram que, embora os trabalhadores possam inicialmente resistir à ideia de trabalhar em locais próximos com o objetivo de aumentar a intensidade por longos períodos de tempo, os benefícios da colaboração e da produtividade os conquistam rapidamente. A título de exemplo, a Universidade de Michigan produziu um estudo sobre salas de guerra apenas para descobrir que os trabalhadores que trabalhavam em um ambiente de sala de guerra eram duas vezes mais produtivos do que seus colegas que trabalhavam em arranjos tradicionais de escritório.

Sempre que possível, acredito firmemente que os grupos de trabalho devem passar o máximo de tempo possível em ambientes de sala de guerra. Eu levaria isso tão longe a ponto de sugerir que se deve considerar essa a melhor forma de configuração de espaço de trabalho colaborativo e, portanto, deve torná-lo o plano de espaço padrão de escolha, se possível. No que diz respeito às equipes executivas, você raramente encontrará executivos que se submeterão a um acordo de co-oficina, mas isso não elimina a necessidade de uma sala de guerra. Como afirmado anteriormente, as equipes executivas não passam tempo concentrado o suficiente juntas, e simplesmente se comprometer com meio dia por semana enclausurado em uma sala de guerra juntos melhorará a eficiência e a produtividade. A seguir estão alguns pontos de consideração ao construir sua sala de guerra executiva:

1. Sua sala de guerra deve ser uma sala de conferência dedicada com uma porta trancada. Você manterá uma grande quantidade de informações confidenciais em aberto e desejará a sala segura.
2. Sem soar como um culto, a sala de guerra precisa ser reverenciada como o bastião executivo de sua empresa para a inovação disruptiva onde você se especializa. Não permita que os participantes sejam interrompidos enquanto as sessões estiverem em andamento. Este é o maior e melhor tempo de uso que deve ser protegido a todo custo.
3. A sala de guerra deve ser configurada para produtividade ideal com paredes de acrílico (ou vários quadros brancos), cavaletes, acesso sem fio à Internet, um telefone de conferência de alta qualidade, várias telas de plasma grandes montadas na parede, webcams, ponteiros laser, etc.

O resultado final é o seguinte... Se você se comprometer a dar uma chance às salas de guerra, descobrirá que a produtividade aumentará e que seus executivos começarão a abraçar o conceito porque as coisas que antes eram normalmente transportadas de reunião em reunião como itens da agenda de rollover são agora consistentemente sendo riscado da lista.

 

Crédito da imagem: Getty Images